Autorisatiemanagement in Flexmeester Software en Klantportaal
Rollen en rechten binnen onze applicatie spelen een cruciale rol bij het sturen van de bedrijfsprocessen. Het bepalen van eigenaarschap over specifieke informatie en het beheren van toegangsrechten is essentieel. Als uitzendbureau heb je de mogelijkheid om gebruikers zelf eenvoudig te autoriseren voor specifieke rollen en rechten binnen jouw vestigingen. Dit stelt je in staat om te werken met meerdere administraties en gebruikers in Flexmeester.
Klanten van uitzendbureaus kunnen profiteren van het Flexmeester Klantportaal. Hierin kunnen aangewezen contactpersonen geautoriseerd worden om urenstaten goed te keuren, te accorderen en af te keuren.
Met ons overzichtelijke en interactieve dashboard krijg jij in één oogopslag actuele data van jouw uitzendkrachten en bedrijf te zien. Bovendien kun je deze gegevens met een simpele muisklik filteren.
Dit gebruiksvriendelijke dashboard signaleert onder meer:
Bovendien zijn we in staat om op maat gemaakte signaleringen voor jou te ontwikkelen.
Ons dashboard visualiseert en signaleert de gegevens specifiek voor jou als gebruiker, gebaseerd op jouw toegewezen rollen en rechten. Je hebt de mogelijkheid om het dashboard naar eigen wens in te richten. Dit betekent dat je het aantal kolommen en rijen kunt aanpassen, evenals de grootte van de widgets. Daarnaast kun je de indeling van de widgets eenvoudig aanpassen. Verder kun je de gegevens in de widgets filteren op basis van tijdsperiode en bedrijfseenheid.
De grafieken en de cirkeldiagrammen zijn interactief! Je kunt specifieke data in een widget direct aanklikken, waardoor de software automatisch deze relevante informatie filtert. Hiermee bespaar je veel tijd aan onnodig zoekwerk en heb je geen last meer van administratieve rompslomp.
Proforma loonstrook, proforma urenstaat en proforma factuur! Deze handige functionaliteiten zijn geïntegreerd in de Flexmeester uitzendsoftware.
Bij het invullen van gegevens voor een proforma loonstrook worden bepaalde velden automatisch herkend. Hierdoor kun je gemakkelijk een keuze maken uit de geselecteerde pensioenfondsen, fases, cao’s, looncomponenten, vergoedingen, reserveringen, enzovoort. Zodra de gegevens zijn ingevuld, wordt de proforma loonstrook (inclusief de kostprijs) automatisch berekend. Hierop staat onder andere het netto/bruto salaris vermeld.
Na het invullen van de uren kun je gebruikmaken van de proforma urenstaat (inclusief de kostprijs) om te verifiëren of de gegevens juist zijn ingevuld, alvorens de uren goed te keuren en uit te betalen.
Nadat je de urenstaat hebt goedgekeurd, ontvang je meteen een proforma factuur. Deze voorlopige factuur kun je controleren voordat je de factuur definitief goedkeurt en verstuurt.
In de HRM-module van Flexmeester staat de personeelsadministratie centraal op één plek! Je krijgt een helder inzicht in je HR-zaken en het beheer van personeelszaken verloopt eenvoudig via tabbladen.
De sollicitanten komen automatisch binnen in het kandidaten-menu van de software via een extern kanaal, zoals de bedrijfswebsite. Flexmeester is namelijk naadloos te koppelen aan bedrijfswebsites. Wanneer je ervoor kiest om sollicitanten met één klik te promoveren, worden ze automatisch overgebracht naar het uitzendkrachten-menu. De kandidaatgegevens worden dan automatisch overgenomen in het uitzendkrachten-menu.
De NAW-gegevens van de medewerker worden geverifieerd middels de ID-verificatie van DataChecker en Securitech. Hiermee kun je de geldigheid van elk type paspoort, rijbewijs en identiteitskaart controleren in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast kun je het fiscale woonland selecteren, zodat de juiste loonbelastingtabel wordt toegepast op de uitzendkracht. Ook is het mogelijk om de gegevens van de uitzendkrachten te exporteren in een Excel-bestand.
In het overzicht van alle uitzendkrachten is het mogelijk om te filteren op basis van gegevens en/of status. Hierbij kun je denken aan de volgende vragen:
In het overzicht van alle uitzendkrachten is het ook mogelijk om geavanceerd te filteren op basis van:
In het overzicht van alle uitzendkrachten kun je op een icoon naast een uitzendkracht klikken. Hiermee kom je in het detailoverzicht, waarin je alle personeelszaken van een uitzendkracht kunt beheren. Je krijgt onder andere informatie te zien over:
Op dit tabblad heb je de mogelijkheid om documenten zoals een rijbewijs, CV, BSN verklaring, enzovoort te uploaden. Door middel van een API-koppeling met Microsoft 365 zijn alle bestandstypen toegestaan, zoals Word, PDF, Excel, MSG-bestand evenals JPG- en PNG-afbeeldingen.
Er is een tabblad voor opmerkingen waarin je aantekeningen kunt maken over de uitzendkracht.
In Flexmeester wordt de gebruiker verzocht om het relevante arbeidsverleden van de uitzendkracht op te geven.
In Flexmeester bestaat het relevante arbeidsverleden uit drie gegevens:
Deze drie gegevens zijn essentieel voor de StiPP- en fasetelling in Flexmeester.
We importeren alle gegevens van het vorige pakket in één keer naar Flexmeester. Dit omvat onder andere reserveringsstanden, laatste fase, gewerkte weken, aantal contracten, laatste werkdag, pensioenweken, laatste gewerkte dag voor pensioen en datum van indiensttreding.
Als het arbeidsverleden is ingevuld, worden bij het goedkeuren van de eerste urenstaat automatisch de reserveringsstanden, fase- en pensioentellingen verrekend, en bijgehouden in Flexmeester.
In Flexmeester voer je eerst een raamcontract in. Vervolgens kun je een contract-sjabloon uploaden. Dankzij de API-koppeling met Microsoft 365 is het mogelijk om verschillende bestandstypen te importeren. Je kunt eenvoudig je eigen sjablonen maken voor contracten, plaatsings-, opdrachtbevestigingen, zorgverzekeringen en loonbeslagen. Op deze manier hoef je je eigen templates voor diverse documenten slechts één keer aan te passen. Deze sjablonen zijn altijd opnieuw te gebruiken voor al je uitzendkrachten. Dit automatiseert het proces voor het opstellen van verschillende documenten. Het fasensysteem is volledig geïntegreerd in Flexmeester.
Met behulp van onze software kun je alle documenten digitaal versturen en laten ondertekenen via e-mail of de Flexmeester mobiele applicatie voor uitzendkrachten. Indien je loonheffingskorting en/of alleenstaande-ouderenkorting wilt toepassen, is dit met slechts één muisklik mogelijk. De loonbelastingverklaring wordt automatisch ingevuld. Daarna kun je deze verzenden en digitaal laten ondertekenen.
Flexmeester registreert de weken volgens de StiPP-regeling en verwerkt automatisch de wetgeving met betrekking tot zowel de basis- als de plusregeling van StiPP. In Flexmeester heb je de keuze uit diverse pensioenfondsen, zoals bpfBOUW. De premiebedragen hiervan worden automatisch ingehouden bij de verloningen en vervolgens bijgehouden. Hierdoor wordt het opstellen van de pensioenaangiften volledig geautomatiseerd binnen onze uitzendsoftware.
Op dit tabblad kun je de ET-regeling instellen en bepalen welke reserveringsstanden worden uitbetaald of opgebouwd. Verder kun je hier de huisvestingskosten, de COLA-bedragen en de reiskosten naar het land van herkomst invoeren, zodat deze automatisch worden verrekend in de verloning. De bedragen van de regeling worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages. Bovendien is het mogelijk om een eigen tabel voor COLA te gebruiken en te beheren.
Op dit tabblad is het ook mogelijk om de 30%-regeling in te stellen. Deze regeling is bedoeld voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen om tijdelijk te werken. Als zij voldoen aan de voorwaarden van de 30%-regeling, mogen zij over maximaal 30% van hun fiscale jaarloon netto (dus onbelast) uitbetalen. Op deze manier compenseert de overheid hen voor de extra kosten die zij maken om in Nederland te kunnen werken.
Nadat de berekeningsmethode is ingevoerd, worden deze bedragen automatisch verrekend in de verloning. De bedragen van de regeling worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
In het tabblad ‘Verlof’ vind je de opgebouwde uren, die ook in bedragen kunnen worden weergegeven. De bedragen voor de reserveringsstanden worden automatisch bijgehouden.
Flexmeester beschikt over een API-koppeling met de RDW. Hierdoor worden relevante gegevens van een auto van de zaak automatisch opgehaald en ingevuld aan de hand van het kentekennummer. De bijtelling wordt daarna automatisch berekend op jaarbasis. Ook kun je de eigen bijdrage van uitzendkrachten op jaarbasis invoeren. De bijtelling wordt vervolgens automatisch berekend voor wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningsvarianten.
Zodra de betreffende salarisperiode voor een uitzendkracht bekend is, past Flexmeester automatisch de juiste bijtelling toe. De verrekening van de bijtelling in het verloningsproces is volledig geautomatiseerd. Voor fiets van de zaak verloopt dit proces exact op dezelfde manier. De bedragen worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Flexmeester heeft een naadloze API-koppeling met Zorg en Zekerheid, waardoor het aan- en afmelden van uitzendkrachten geheel automatisch verloopt. Je kunt de premiebedragen in bulk toepassen en per individu aanpassen. De premiebedragen worden automatisch verrekend in de verloningen.
We bieden ook een verzuimadministratie aan en er kunnen specifieke looncomponenten worden geboekt om loondoorbetaling te faciliteren. Ben je een eigenrisicodrager en betaal je zelf de ziekte-uren uit? Dan kan Flexmeester je daarbij ondersteunen! Of besteed je het verzuim uit aan bijvoorbeeld UWV? Ook dan hebben wij passende oplossingen.
In Flexmeester heb je toegang tot ruim 1000 verschillende looncomponenten. Op verzoek kunnen we eenvoudig nieuwe looncomponenten toevoegen of importeren. Flexmeester ondersteunt je bij verschillende verlof-, ziekte-uren en wachtdagen bij ziekte.
Op dit tabblad kun je alle urenstaten van een uitzendkracht bekijken en beheren.
Op het tabblad ‘loonstroken’ kun je alle salarisstroken van de uitzendkracht bekijken. Daarnaast kun je in Flexmeester gemakkelijk jaaropgaven aanmaken en beheren.
In Flexmeester kunnen gebruikers eenvoudig een loonbeslag invoeren, waarbij de gegevens van de beslaglegger automatisch worden ingevuld. Bovendien kunnen ze eenvoudig preferentie/prioriteit instellen en aan de hand van deze cijfers kunnen loonbeslagen worden geprioriteerd. Bij het aanmaken van een loonbeslag kunnen gebruikers kiezen uit twee aflossingsmethoden: de beslagvrije voet of een vast bedrag.
Bij het aanmaken van een loonbeslag wordt de verloningsvariant automatisch ingevuld en toegepast. Zodra het loonbeslag is ingevoerd, wordt dit automatisch ingehouden en verrekend bij de verloningen. Bovendien worden de bedragen automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Af en toe is het nodig om een uitzendkracht een voorschot te geven. In Flexmeester kun je gemakkelijk registreren dat er buiten de software om een voorschot is verstrekt, en je hebt de mogelijkheid om het voorschot via Flexmeester uit te betalen.
Als je kiest voor “voorschot is reeds verstrekt” wordt het voorschotbedrag automatisch bijgehouden en verrekend bij de verloning(en) van de uitzendkracht, vanaf de gekozen datum. Je kunt het voorschotbedrag ook in termijnen verdelen. Als je bijvoorbeeld kiest voor 3 termijnen, berekent de software automatisch het termijnbedrag en houdt hier rekening mee bij de verloningen. Als je niet voor termijnen kiest en het salaris is niet toereikend om het volledige voorschot in te houden, zal de software automatisch het resterende bedrag van het voorschot inhouden om te verrekenen bij de volgende verloning(en). De verrekende voorschotten worden keurig vermeld in de salarisstroken.
Indien je kiest voor “te betalen”, verloopt de procedure op dezelfde manier als eerder beschreven. Het enige verschil is dat de procedure pas begint nadat het voorschot is uitbetaald.
Handigheidje: “Looninfo“ functie in Flexmeester, beschikbaar in het detailoverzicht van elke uitzendkracht. Op dit tabblad krijg je snel en overzichtelijk de gegevens te zien van de salarisstroken, maar dan in een beknopte vorm. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke looncomponenten geboekt zijn, inclusief de bijbehorende ET-kosten. Verder zie je de totale bedragen van de vergoedingen en inhoudingen. Ook kun je bekijken hoeveel vakantie- of verlofuren er zijn opgenomen. Tot slot kun je zien hoeveel er al is uitbetaald en hoeveel er nog verrekend moet worden.
De meest gangbare cao’s voor uitzendbureaus zijn volledig geïntegreerd in onze software, dus met actuele loontabellen, functies, functiegroepen, bijbehorende loontabel treden, looncomponenten, vergoedingen, etc. De CAO-module van Flexmeester omvat meer dan 130 geïntegreerde CAO's, waardoor altijd de juiste inlenersbeloning aanwezig is. Bij Flexmeester voorzien wij de updates van de CAO's, zodat alles in overeenstemming is met de actuele wet- en regelgeving. Wij hechten er grote waarde aan dat jullie je geen zorgen hoeven te maken over compliance. Daarnaast biedt Flexmeester ook de mogelijkheid om te werken met eigen bedrijfsregelingen en loontabellen. Indien gewenst kunnen wij ook nieuwe CAO's toevoegen.
Met onze geïntegreerde CAO-module ben je verzekerd van een foutloze plaatsing van jouw uitzendkrachten bij de klant. Bij het aanmaken van proforma loonstroken, projecten en plaatsingen worden velden omtrent de CAO automatisch herkend. Hieronder vallen onder andere loontabellen met de functies, werkervaring en opleidingsniveaus. Hiermee kun je jouw uitzendkrachten in de juiste salarisschalen indelen. Je kunt in de plaatsing ook flexibele arbeidsvoorwaarden hanteren, zoals een variabel uurloon per opdrachtgever. Eerdere ingevoerde gegevens met betrekking tot de cao worden automatisch toegepast in dezelfde workflow.
Op klantniveau, projectniveau en plaatsingsniveau krijg je een overzicht te zien van de gebruikelijke uursoorten, vergoedingen/inhoudingen met de bijbehorende factoren/tarieven. Je hebt de mogelijkheid om handmatig andere looncomponenten toe te voegen. In onze software zijn er meer dan 1000 looncomponenten beschikbaar. Je kunt ook zelf bepalen welke looncomponenten met de bijbehorende factoren/tarieven automatisch worden gesynchroniseerd in de urenstaten van de mobiele app, de uitzendsoftware en het klantportaal.
Zoek je een eenvoudige oplossing voor het beheren van de bijtelling voor zakelijke auto's en fietsen? Flexmeester biedt precies wat je nodig hebt!
Onze software is gekoppeld aan het kentekenregister van de RDW. Hierdoor worden relevante gegevens van een auto van de zaak, zoals het bijtellingspercentage en de cataloguswaarde, automatisch opgehaald aan de hand van het kentekennummer.
Bovendien wordt de bijtelling automatisch berekend op jaarbasis. Ook kun je de eigen bijdrage van uitzendkrachten op jaarbasis invoeren. De bijtelling wordt vervolgens automatisch berekend voor wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningsvarianten. Zodra de betreffende salarisperiode voor een uitzendkracht bekend is, past Flexmeester automatisch de juiste bijtelling toe. De verrekening van de bijtelling in het verloningsproces is volledig geautomatiseerd. Voor fiets van de zaak verloopt dit proces exact op dezelfde manier. De bedragen worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Je kunt de auto’s en fietsen eenvoudig toewijzen en innemen. Daarnaast kun je snel de juiste vervoersmiddelen vinden met behulp van filteropties.
In Flexmeester begin je met het invoeren van een raamcontract omtrent de onderlinge afspraken. Daarna kies je de periode instellingen. Op dit tabblad kun je de 30%-/ET-regeling selecteren en bepalen welke reserveringsstanden worden uitbetaald of opgebouwd. Verder kun je hier de huisvestingskosten, de COLA-bedragen en de reiskosten naar het land van herkomst invoeren. Als ze voldoen aan de voorwaarden van de 30%-regeling, heb je de keuze uit twee berekeningsmethoden die je kunt instellen. Zo kunnen uitzendkrachten tot maximaal 30% van hun fiscale jaarloon netto (dus onbelast) ontvangen. Al deze gegevens worden automatisch meegenomen in de verloningen.
Nadat je een raamcontract hebt aangemaakt en de periode instelling hebt ingesteld in de uitzendsoftware, kun je een arbeidsovereenkomst daaraan koppelen. Flexmeester heeft een API-koppeling met Microsoft 365, waardoor alle type documenten kunnen worden geüpload, zoals Word- en Pdf-bestanden. Kortom: Het fasensysteem is volledig geïntegreerd in de software, zodat je kunt werken met diverse contractvormen.
In Flexmeester kun je eenvoudig jouw eigen sjablonen maken voor contracten, plaatsings-,opdrachtbevestigingen, zorgverzekeringen en loonbeslagen.
Je creëert een sjabloon door onze handige tags te kopiëren en in jouw eigen Word-document te plakken. Hierdoor pas jij je eigen templates eenmalig aan. Deze tags, die variabele gegevens bevatten, worden automatisch ingevuld nadat je ze hebt geüpload in Flexmeester. Op deze manier kun je bijvoorbeeld eenmalig een volledig contract-sjabloon opstellen, dat altijd opnieuw bruikbaar is voor al jouw uitzendkrachten. Ook is het mogelijk om een sjabloon-template te bewerken voordat je het toepast op een uitzendkracht. Dit automatiseert het proces van het opstellen van verschillende documenten.
De tags zijn afgeleid van de opgeslagen gegevens in Flexmeester. Enkele voorbeelden van beschikbare tags zijn onder andere:
Via onze software heb je de mogelijkheid om alle documenten digitaal te verzenden en te laten ondertekenen via e-mail of de Flexmeester mobiele applicatie voor de uitzendkrachten.
Ons dashboard geeft jou inzicht in de fasetelling, de contracten die binnenkort aflopen en de contractfase per bedrijfseenheid. Zo ben je altijd op de hoogte van de contracten van je uitzendkrachten en kan je snel handelen.
De Flexmeester mobiele app is beschikbaar voor uitzendkrachten en zowel op Android als IOS mobiele telefoons. De mobiele applicatie, de uitzendsoftware en het klantportaal zijn naadloos gekoppeld aan elkaar.
De uitzendkrachten kunnen eenvoudig hun persoonsgegevens inzien en aanpassen. De basisgegevens zoals de geboortedatum kunnen niet worden aangepast. Deze gegevens kun je wel aanpassen in de Flexmeester uitzendsoftware.
De uitzendkrachten ontvangen meldingen vanuit de mobiele app wanneer er een nieuwe urenstaat klaarstaat, wanneer een document moet worden ondertekend, en wanneer een urenstaat is afgekeurd.
Je kunt voorafgaand de looncomponenten en het soort urenbrief instellen in de Flexmeester uitzendsoftware, zodat deze gegevens automatisch worden gesynchroniseerd in de mobiele app van de uitzendkrachten. De nieuwe urenstaten staan van te voren automatisch klaar in de mobiele app. Uitzendkrachten kunnen vervolgens eenvoudig hun urenbriefjes invullen en eventueel bijlagen toevoegen in de mobiele app.
Wanneer een medewerker de gegevens van één dag heeft ingevoerd, kan de uitzendkracht deze eenvoudig met één klik kopiëren en plakken bij meerdere dagen.
De ingediende urenstaten worden automatisch overgebracht naar zowel de Flexmeester uitzendsoftware als het klantportaal.
In het archief kunnen uitzendkrachten alle documenten inzien die binnen Flexmeester uitzendsoftware zijn opgeslagen. Ook de recent geüploade of aangepaste documenten. Denk hierbij aan alle contracten, plaatsingsbevestigingen, loonstroken, jaaropgaven en verlof. Bovendien kan de gebruiker via de mobiele app de documenten eenvoudig digitaal ondertekenen.
Bij de eerste optie kunnen jouw klanten via ons klantportaal de urenstaten van de uitzendkrachten goedkeuren en afkeuren, nadat deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. (Jullie kunnen de urenstaten ook altijd inzien en corrigeren indien nodig.)
Bij de tweede optie kunnen jouw klanten via ons klantportaal de urenstaten accorderen en afkeuren, nadat deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. Vervolgens worden de geaccordeerde urenstaten beschikbaar in de Flexmeester software, waar je ze kunt goedkeuren of corrigeren.
Bij de derde optie kunnen jouw uitzendkrachten de urenstaten indienen via de mobiele app. Vervolgens kun jij de ingediende urenstaten goedkeuren, afkeuren of corrigeren.
Als een klant of uitzendbureau een urenstaat afkeurt, heeft die gebruiker de mogelijkheid om een reden op te geven. Daarna ontvangt de uitzendkracht een notificatie om de urenstaat met de opgegeven reden te corrigeren in de mobiele app.
In de CRM-module van Flexmeester is het eenvoudig om klanten aan te maken. Dankzij de API-koppeling met Kamer van Koophandel worden organisatiegegevens automatisch ingevuld op basis van het KVK-nummer. Verder kun je de contactpersoon gegevens invullen, evenals gedetailleerde klantgegevens zoals afspraken met betrekking tot facturatie.
Het aanmaken van een nieuwe plaatsing is in Flexmeester geautomatiseerd. Je hebt de mogelijkheid om met één muisklik een bestaande plaatsing van een willekeurige uitzendkracht te dupliceren. Alle gegevens en afspraken met betrekking tot de plaatsings- en opdrachtbevestiging worden automatisch ingevuld. Bovendien zijn gegevens zoals het uurloon, de functiegroep, loontrede en de data, indien nodig aanpasbaar. De looncomponenten worden eveneens mee gekopieerd en kunnen worden aangepast.
Binnen de CRM-module zijn er drie klantniveaus beschikbaar: klanten, projecten en plaatsingen. Door deze drie niveaus kun je flexibel werken met gedetailleerde tariefstellingen. Dit houdt in dat je de mogelijkheid hebt om tarieven/factoren aan te passen per niveau voor elke soort looncomponent, pensioenregeling en fase. Hierdoor kun je uitzendkrachten op diverse locaties en afdelingen van klanten plaatsen met verschillende tarieven.
Het laatst ingevulde niveau is doorslaggevend. Dit betekent dat als je alleen tariefafspraken op klantniveau hebt ingevoerd, deze van toepassing zijn op alle uitzendkrachten die voor deze klant werken. Als je tariefafspraken op projectniveau hebt aangemaakt, dan gelden deze tariefafspraken voor alle uitzendkrachten die aan dit project werken, maar niet voor andere projecten van dezelfde klant. Als je tariefafspraken op plaatsingsniveau aanmaakt, gelden deze tarieven alleen voor de individuele uitzendkracht. In dit geval zijn deze tariefafspraken op klant- en projectniveau niet van toepassing op deze uitzendkracht.
Op verzoek kunnen wij nieuwe looncomponenten aanmaken. Je hebt ook de mogelijkheid om te kiezen welke looncomponenten automatisch gesynchroniseerd worden in de urenstaten van zowel de mobiele applicatie als de uitzendsoftware. Bovendien is er een overzicht van facturen met verschillende filteropties beschikbaar.
In onze uitzendsoftware kun je gemakkelijk je eigen sjablonen maken voor plaatsings- of opdrachtbevestigingen. Dankzij de API-koppeling kun je alle Microsoft 365 documenten uploaden. Het aanmaken van een sjabloon doe je door handige tags uit de software te kopiëren en in je eigen Word-document te plakken. Zo pas je je eigen template eenmalig aan. Deze tags bevatten variabele gegevens die automatisch worden ingevuld zodra je ze hebt geüpload in Flexmeester.
Op dit tabblad heeft de klant toegang tot informatie over de contactpersonen van hun eigen bedrijf en wie gemachtigd is om urenstaten goed te keuren, te accorderen of af te keuren. Met behulp van ons autorisatiemodel kan de klant diverse gebruikersrollen toewijzen.
Daarnaast kan de gebruiker via ons klantportaal gegevens bekijken over de projecten en plaatsingen die in Flexmeester zijn opgeslagen. Ook zijn er handige filteropties beschikbaar in het klantportaal.
In de urenstaten-module van het klantportaal vindt de gebruiker twee tabbladen. Op het eerste tabblad worden de urenstaten weergegeven zoals deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. Hier kunnen ze worden geaccordeerd, goedgekeurd of afgekeurd. Het is mogelijk om meerdere urenstaten tegelijk te accorderen, goed te keuren of af te keuren.
Op het tweede tabblad wordt een overzicht weergegeven van alle geaccordeerde/goedgekeurde urenstaten, inclusief de totaalbedragen. Beide tabbladen bieden handige filteropties.
Bij de eerste optie kunnen jouw klanten via ons klantportaal de urenstaten van de uitzendkrachten goedkeuren en afkeuren, nadat deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. (Jullie kunnen de urenstaten ook altijd inzien en corrigeren indien nodig.)
Bij de tweede optie kunnen jouw klanten via ons klantportaal de urenstaten accorderen en afkeuren, nadat deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. Vervolgens worden de geaccordeerde urenstaten beschikbaar in de Flexmeester software, waar je ze kunt goedkeuren of corrigeren.
Bij de derde optie kunnen jouw uitzendkrachten de urenstaten indienen via de mobiele app. Vervolgens kun jij de ingediende urenstaten goedkeuren, afkeuren of corrigeren.
De contactpersoon ontvangt een e-mail zodra er urenstaten klaarstaan.
Als een klant of uitzendbureau een urenstaat afkeurt, heeft die gebruiker de mogelijkheid om een reden op te geven. Daarna ontvangt de uitzendkracht een notificatie om de urenstaat met de opgegeven reden te corrigeren in de mobiele app.
In de facturen-module vindt de klant een overzicht van alle facturen, voorzien van filteropties. Bovendien is het mogelijk om extra documenten aan een factuur toe te voegen, zoals e-mails of verklaringen om de kosten op de factuur te verduidelijken.
Voor uitzendbureaus die samenwerken met ZZP'ers, intermediairs en werving en selectiebureaus biedt Flexmeester een Selfbilling oplossing. Vul eenvoudig de algemene organisatiegegevens in met behulp van het KVK-nummer en laat de software de gegevens automatisch invullen. Geef aan wat voor type leverancier het betreft en bij welke bedrijfseenheid deze moet worden ingezet. Daarna vul je simpelweg de afspraken omtrent facturatie in. Zodra je dit hebt ingesteld, kun je uitzendkrachten inclusief contracten, plaatsingen en tariefafspraken aanmaken. Vervolgens koppel je deze medewerkers aan de leverancier (deze laatste stap geldt alleen voor samenwerkingen met intermediairs en wervingsbureaus).
Tot slot vul je de declaraties in de urenstaat in. Zodra de urenstaat is verwerkt, ontvangen zowel de leverancier als de klant de juiste factuur. De software berekent automatisch de facturen. Vanuit de software kun je de facturen gemakkelijk versturen. Bij elke leverancier kun je ook het overzicht van inkoop- of kostenfacturen bekijken. Ook kun je eenvoudig filteren op de juiste leverancier en factuur.
In Flexmeester is het eenvoudig om de looncomponenten te boeken, waarbij automatisch de bijbehorende tarieven of factoren worden meegenomen. Met meer dan 1000 looncomponenten biedt Flexmeester zeer flexibele verloningen. Indien gewenst kunnen we ook nieuwe looncomponenten op verzoek aanmaken. In de urenstaat kun je ook automatisch de totalen van alle geboekte uren laten optellen door op "Toon Totalen" te klikken. Als je wilt voorkomen dat niemand de urenstaat kan aanpassen, kun je deze vergrendelen door op "On Hold" te klikken. Een proforma (met kostprijs) kan direct vanuit een urenstaat worden gegenereerd om te bekijken hoe het salarisstrook eruit komt te zien met het kostenoverzicht.
Verder is het mogelijk om opmerkingen toe te voegen in de urenstaten. Ook kun je vanuit een urenstaat extra tekst toevoegen voor op de salarisstrook en de factuur. Bovendien hebben uitzendkrachten de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen aan het digitale urenbriefje via de mobiele app. Deze bijlagen zijn vervolgens terug te vinden in de urenstaat van de uitzendsoftware.
Binnen Flexmeester is het mogelijk om uitzendkrachten op verschillende plaatsingen met diverse tarieven in hetzelfde loontijdvak te zetten en uit te betalen. Daarnaast is het mogelijk om urenstaten in batch te verwerken. In de lijst met alle urenstaten kan eenvoudig worden gefilterd.
Alle saldi worden in bedragen of uren overzichtelijk getoond in de urenstaat. De reserveringsstanden, waaronder vakantiegeld, vakantie-uren, compensatie-uren, KV-uren, FD-uren, ATV, ORT-bedragen en meer, worden automatisch berekend en bijgehouden per individu.
Bovendien is het mogelijk om deze saldi ook per individu uit te keren. In de urenstaat kun je met één muisklik ervoor kiezen om het kort verzuim & feestdagen uit te betalen, het vakantiegeld uit te betalen, de totale eindafrekening uit te betalen of het laten vervallen vakantie wettelijk van vorig jaar.
Het is eenvoudig om zelf correcties aan te brengen in de goedgekeurde urenstaten. Dit doe je door op de correctieknop te klikken. Hierdoor wordt automatisch de huidige salarisstrook geannuleerd en worden zowel de huidige factuur als de nieuwe salarisstrook opengesteld voor correcties. Je hoeft beide niet helemaal opnieuw in te vullen, omdat er automatisch een nieuwe kopie wordt gemaakt. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk corrigeren. Na goedkeuring wordt de nieuwe salarisstrook automatisch gegenereerd en wordt de factuur automatisch gecorrigeerd.
In Flexmeester kun je relevante rapportages draaien met betrekking tot urenstaten, zoals een rapportage met de verloonde en gefactureerde werksoorten. En het beste van alles? De mobiele applicatie, het klantportaal en de uitzendsoftware zijn naadloos met elkaar gekoppeld! Vooraf kun je instellen welke looncomponenten automatisch worden gesynchroniseerd in de urenstaten van de mobiele app, de uitzendsoftware en het klantportaal.
Optimaliseer je facturering met onze automatische facturatie en Selfbilling-oplossing.
Begin met het invoeren van de afspraken met betrekking tot de facturatie. Hier kun je ook heel eenvoudig de instellingen voor het werken met een G-rekening beheren. Zodra de urenstaten zijn goedgekeurd en eventuele extra tekst voor de factuur is toegevoegd, worden de facturen automatisch gegenereerd. Deze voorlopige facturen, ook wel proforma facturen genoemd, kun je eenvoudig in bulk controleren, verwerken en verzenden. Bovendien is het ook mogelijk om handmatig verkoopfacturen aan te maken.
In het facturenoverzicht is het mogelijk om extra documenten aan een factuur toe te voegen, zoals e-mails of verklaringen om de kosten op de factuur te verduidelijken. Dit overzicht biedt tevens handige filteropties. De facturen zijn ook overzichtelijk terug te vinden bij elke klant in de CRM-module.
Bij ons bestaat de mogelijkheid om klantfacturen te splitsen per project, plaatsing en uitzendkracht. Het is ook mogelijk om verschillende bedrijfseenheden onder de dezelfde BV aan dezelfde klant te factureren. Op deze manier kun je factureren met diverse bedrijfslogo's of merken binnen één BV.
Het is eenvoudig om zelf correcties aan te brengen in de goedgekeurde urenstaten. Dit doe je door op de correctieknop te klikken. Hierdoor wordt automatisch de huidige salarisstrook geannuleerd en worden zowel de huidige factuur als de nieuwe salarisstrook opengesteld voor correcties. Je hoeft beide niet helemaal opnieuw in te vullen, omdat er automatisch een nieuwe kopie wordt gemaakt. Hierdoor kun je snel en gemakkelijk corrigeren. Na goedkeuring wordt de nieuwe salarisstrook automatisch gegenereerd en wordt de factuur automatisch gecorrigeerd. In Flexmeester hoef je nooit gegevens dubbel in te voeren.
Je haalt eerst de bedrijfsgegevens op door middel van de API-koppeling met de Kamer van Koophandel en je voert de gemaakte afspraken omtrent facturering in. Vervolgens boek je de declaraties in de urenstaat. Zodra de urenstaat is verwerkt, ontvangen zowel de leverancier (bijvoorbeeld een zzp’er) als de klant de juiste factuur. Vanuit de software kun je de facturen gemakkelijk versturen. Bij elke leverancier kun je het overzicht van de inkoop- of kostenfacturen bekijken. Bovendien kun je eenvoudig filteren op de juiste leverancier en factuur.
In de facturen-module vindt de klant een overzicht van alle facturen, voorzien van filteropties. Bovendien is het mogelijk om extra documenten aan een factuur toe te voegen, zoals e-mails of verklaringen om de kosten op de factuur te verduidelijken.
In de verloningsmodule van Flexmeester is het mogelijk om wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningen te verwerken. Het proces verloopt als volgt: geboekte urenstaten kunnen in batch worden goedgekeurd, waarbij automatisch de salarisstroken en facturen worden aangemaakt. Je kunt deze loonstroken en facturen eerst in bulk controleren alvorens ze in een batch te verwerken. Vervolgens is het eenvoudig om een betaalbestand aan te maken en te importeren in je bankapplicatie.
In Flexmeester richten wij eenvoudig jouw bedrijven in, inclusief de bijbehorende bedrijfseenheden. Bovendien nemen wij de verantwoordelijkheid om de gegevens met betrekking tot loonheffingen, sociale premies, inkomstenverhouding, financiële voordelen en andere zaken voor elke bedrijfseenheid in te stellen. Deze configuraties regelen wij conform wet- en regelgeving. De premies worden automatisch up-to-date gehouden in de software. Indien nodig kun je de verzekeringssituatie per uitzendkracht aanpassen. De sociale premies worden in onze software automatisch berekend en bijgehouden voor de aangiften. Dankzij deze instellingen kun je in één softwarepakket werken met diverse bedrijven en bedrijfseenheden. Dit is ook handig wanneer je bijvoorbeeld uitzendkrachten uit diverse bedrijfseenheden plaatst bij dezelfde klant.
Je kunt de reserveringsstanden voor diverse contracten binnen het fasensysteem instellen. Hiermee bepaal je per contract welke reserveringen worden uitbetaald, opgebouwd en welke worden meegenomen voor de eindafrekening. Er zijn verschillende reserveringsmodellen beschikbaar, zoals die van ABU of NBBU, maar het is ook mogelijk om eigen modellen te hanteren of aanpassingen aan te brengen. Deze instellingen gelden vervolgens voor alle uitzendkrachten. Je hebt echter ook de mogelijkheid om dit per uitzendkracht aan te passen, zodat je voor die specifieke uitzendkracht andere zaken kunt uitbetalen of reserveren. De reserveringsstanden worden automatisch verrekend bij de verloningen en bijgehouden.
Het is mogelijk om deze saldi ook per individu uit te keren. In de urenstaat kun je met één muisklik ervoor kiezen om het kort verzuim & feestdagen uit te betalen, het vakantiegeld uit te betalen, de totale eindafrekening uit te betalen of het laten vervallen vakantie wettelijk van vorig jaar.
Wil je naast je uitzendkrachten ook je eigen vaste medewerkers op kantoor en de directeur grootaandeelhouder (DGA) verlonen via Flexmeester? Dat is absoluut mogelijk!
Heb je een aparte BV voor je administratie? Dan wordt deze bedrijfseenheid aangemaakt in de Flexmeester uitzendsoftware, zodat de vaste medewerkers via dezelfde workflow als de uitzendkrachten worden verloond. Uiteraard worden hierbij andere premies, verloningsinstellingen en een ander reserveringsmodel gebruikt, die specifiek zijn voor jouw administratie BV. De gebruikers van deze BV zijn echter alleen gemachtigd om hun eigen personeel te verlonen en hebben alleen toegang tot deze gegevens.
We bieden ook een verzuimadministratie aan en er kunnen specifieke looncomponenten worden geboekt om loondoorbetaling te faciliteren. Ben je een eigenrisicodrager en betaal je zelf de ziekte-uren uit? Dan kan Flexmeester je daarbij ondersteunen! Of besteed je het verzuim uit aan bijvoorbeeld UWV? Ook dan hebben wij passende oplossingen.
In Flexmeester heb je toegang tot ruim 1000 verschillende looncomponenten. Op verzoek kunnen we eenvoudig nieuwe looncomponenten toevoegen of importeren. Flexmeester ondersteunt je bij verschillende verlof-, ziekte-uren en wachtdagen bij ziekte.
Bij elke uitzendkracht kun je gemakkelijk de ET-regeling instellen. Daarna kun je hier de huisvestingskosten, de COLA-bedragen en de reiskosten naar het land van herkomst invoeren, zodat deze automatisch worden verrekend in de verloning. De bedragen van de regelingen worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages. Bovendien is het mogelijk om een eigen tabel voor COLA te gebruiken en te beheren.
De 30%-regeling is bedoeld voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen om tijdelijk te werken. Als zij voldoen aan de voorwaarden van de 30%-regeling, mogen ze over maximaal 30% van hun fiscale jaarloon netto (dus onbelast) uitbetalen. Op deze manier compenseert de overheid hen voor de extra kosten die zij maken om in Nederland te kunnen werken.
Nadat de berekeningsmethode is ingevoerd, worden deze bedragen automatisch verrekend in de verloning. De bedragen van de regeling worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Flexmeester heeft een naadloze API-koppeling met Zorg en Zekerheid, waardoor het aan- en afmelden van uitzendkrachten geheel automatisch verloopt. Je kunt de premiebedragen in bulk toepassen en per individu aanpassen. De premiebedragen worden automatisch verrekend in de verloningen. Tevens worden deze bedragen bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Flexmeester beschikt over een API-koppeling met de RDW. Hierdoor worden relevante gegevens van een auto van de zaak automatisch opgehaald en ingevuld aan de hand van het kentekennummer. De bijtelling wordt daarna automatisch berekend op jaarbasis. Ook kun je de eigen bijdrage van uitzendkrachten op jaarbasis invoeren. De bijtelling wordt vervolgens automatisch berekend voor wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningsvarianten.
Zodra de betreffende salarisperiode voor een uitzendkracht bekend is, past Flexmeester automatisch de juiste bijtelling toe. De verrekening van de bijtelling in het verloningsproces is volledig geautomatiseerd. Voor fiets van de zaak verloopt dit proces exact op dezelfde manier. De bedragen worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Een cafetariaregeling biedt werknemers de kans om een deel van hun arbeidsvoorwaardenpakket naar eigen wens samen te stellen. Via deze regeling kunnen werknemers belast loon inruilen voor onbelast loon, wat resulteert in belastingvoordeel voor hen.
Als werkgever dien je echter wel te letten op het feit dat alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de beschikbare vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR) moeten vallen.
Het gaat ten koste van de vrije ruimte wanneer de totale waarde van alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die onder het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking vallen hoger is dan de beschikbare vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). Je kunt gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
Flexmeester biedt ondersteuning voor zowel de Werkkostenregeling als de Cafetariaregeling, die je naar eigen voorkeur kunt instellen.
De wet regelt onder andere wat er ten minste netto uitbetaald moet worden aan de werknemer. In principe zijn inhoudingen op het wettelijk minimumloon verboden tenzij er een wettelijke basis is voor de inhoudingen, zoals loonheffing en pensioenpremie.
Flexmeester bewaakt het netto equivalent door automatisch mee te rekenen op de achtergrond. Hierdoor kun je niet meer inhouden dan het netto equivalent van het wettelijk minimumloon. De software zal automatisch de bovenmatige inhoudingen aftoppen en deze in een WAS potje bewaren. Zodat deze bij de eerstvolgende verloningen automatisch kunnen worden verrekend. Verrekeningen mogen plaatsvinden op het meerdere loon en op de (minimum)vakantiebijslag.
Daarnaast bieden we de mogelijkheid om een rapportage van de " Uitgestelde Inhouding WAS" te genereren, zodat je de WAS potjes kunt controleren.
Af en toe is het nodig om een uitzendkracht een voorschot te geven. In Flexmeester kun je gemakkelijk registreren dat er buiten de software om een voorschot is verstrekt, en je hebt de mogelijkheid om het voorschot via Flexmeester uit te betalen.
Als je kiest voor “voorschot is reeds verstrekt” wordt het voorschotbedrag automatisch bijgehouden en verrekend bij de verloning(en) van de uitzendkracht, vanaf de gekozen datum. Je kunt het voorschotbedrag ook in termijnen verdelen. Als je bijvoorbeeld kiest voor 3 termijnen, berekent de software automatisch het termijnbedrag en houdt hier rekening mee bij de verloningen. Als je niet voor termijnen kiest en het salaris is niet toereikend om het volledige voorschot in te houden, zal de software automatisch het resterende bedrag van het voorschot inhouden om te verrekenen bij de volgende verloning(en). De verrekende voorschotten worden keurig vermeld in de salarisstroken.
Indien je kiest voor “te betalen”, verloopt de procedure op dezelfde manier als eerder beschreven. Het enige verschil is dat de procedure pas begint nadat het voorschot is uitbetaald. Bovendien houdt de software de bedragen van de voorschotten bij voor het genereren van rapportages.
In Flexmeester kunnen gebruikers eenvoudig een loonbeslag invoeren, waarbij de gegevens van de beslaglegger automatisch worden ingevuld. Bovendien kunnen ze eenvoudig preferentie/prioriteit instellen en aan de hand van deze cijfers kunnen loonbeslagen worden geprioriteerd. Bij het aanmaken van een loonbeslag kunnen gebruikers kiezen uit twee aflossingsmethoden: de beslagvrije voet of een vast bedrag.
Bij het invoeren van een loonbeslag wordt de verloningsvariant automatisch ingevuld en toegepast. Zodra het loonbeslag is ingevoerd, wordt dit automatisch ingehouden en verrekend bij de verloningen. Bovendien worden de bedragen automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.
Nadat je urenstaten in batch hebt goedgekeurd, worden automatisch proforma loonstroken en facturen gegenereerd. Deze loonstroken en facturen kun je eerst in bulk controleren en daarna verwerken. Vanuit Flexmeester kun je de loonstroken, facturen en jaaropgaven versturen via e-mail, per post en via de mobiele app.
Flexmeester houdt automatisch alle gegevens omtrent loonheffingen bij en verwerkt deze in de loonaangiften. Hierdoor verloopt het opstellen van een loonaangifte of correctie-aangifte automatisch. Bovendien kunnen gebruikers via Flexmeester met slechts één klik de loonaangiften naar Digipoort verzenden.
Flexmeester registreert de weken volgens de StiPP-regeling en verwerkt automatisch de wetgeving met betrekking tot zowel de basis- als de plusregeling van StiPP. In Flexmeester heb je de keuze uit diverse pensioenfondsen, zoals bpfBOUW. De premiebedragen hiervan worden automatisch ingehouden bij de verloningen en vervolgens bijgehouden. Hierdoor wordt het opstellen van de pensioenaangiften volledig geautomatiseerd binnen onze uitzendsoftware. Dit geldt op dezelfde wijze voor de PAWW-regeling.
Ontdek de kracht van de financiële functie in Flexmeester!
In onze Flexmeester uitzendsoftware is de functie ‘’grootboek’’ ontwikkeld. Hierin vind je alle financiële boekingen die je bedrijf heeft gedaan voor zowel salarisverwerking als facturering. Het grootboek geeft een compleet overzicht van al je boekingen/grootboekberekeningen met totale debet-, creditbedragen en het verrekende saldo. Het grootboekoverzicht biedt inzicht in de balans, kas, kosten en omzet. Je kunt gemakkelijk filteren op totale debet-, creditbedrag en saldo per categorie tussen boekingsdatums. De beschikbare categorieën zijn: bedrijf, bedrijfseenheid, uitzendkrachten, salarissen, leveranciers, klanten, projecten, facturen en kostenplaatsen in het grootboekoverzicht. Bovendien worden eventuele debet-terugboekingen automatisch verrekend en uitgevoerd.
Klik eenvoudig op één van de grootboekberekeningen in het grootboekoverzicht voor meer informatie, zoals hoe de totale credit/debet bedragen en saldo’s zijn ontstaan, inclusief de bijbehorende boekingsdatums.
Flexmeester is naadloos gekoppeld aan Twinfield - Wolters Kluwer Tax & Accounting Nederland, dankzij onze API-koppeling worden financiële gegevens in Flexmeester zoals verkoop- en loonjournaalposten automatisch overgebracht naar Twinfield. Met slechts één klik kunnen gebruikers in Flexmeester een rapportage genereren met een totaaloverzicht van verkoop- en loonjournaalposten uit het grootboek. Hiermee kunnen gebruikers controleren of alle gegevens correct zijn overgedragen naar Twinfield.
Bovendien is het eenvoudig om Flexmeester te koppelen aan andere boekhoudprogramma's.
Indien er nog geen koppeling is met een boekhoudprogramma, biedt Flexmeester de mogelijkheid om te werken met een grootboekschema. Hierbij worden individuele boekingen gekoppeld aan grootboekrekeningen die overeenkomen met jouw specifieke boekhoudprogramma. Deze toewijzing wordt vervolgens automatisch toegepast bij het genereren van verkoop- en loonjournaalposten export rapportages. Na dit proces kun je eenvoudig de rapportage importeren in jouw boekhoudprogramma.
Bovendien biedt Flexmeester diverse financiële rapportages aan, waaronder
Rapportages kunnen eenvoudig gegenereerd worden in Flexmeester, waarbij ook de mogelijkheid bestaat om op maat gemaakte rapportages te ontwikkelen. Hieronder vind je een lijst met beschikbare rapportages:
Een uitgebreid rapport dat voldoet aan de normen van de NEN4400. Het bevat relevante informatie zoals loon, contracten, fasensysteem en financiële informatie.
Team bestaat uit experts met jarenlange ervaring in de uitzendbranche en gebruikmakend van low-code ontwikkeling, is Flexmeester dé voorloper in innovatieve uitzendsoftware in Nederland.
Tientallen uitzendbureaus maken reeds gebruik van onze innovatieve software! We constateren dat bedrijven terughoudend zijn als het gaat om verandering.
Echter, zodra je de stap zet buiten je comfortzone en vertrouwd raakt met innovatieve programma’s, wil je niet meer terug. Het is van essentieel belang om ingesleten backofficeprocessen te moderniseren. Op deze wijze behoud je ook een voorsprong op je concurrenten!
Dankzij innovatieve software kunnen uitzendbureaus tot wel 30% aan tijd besparen op hun backofficeprocessen.
Een winst die mogelijk wordt gemaakt door vier elementen: een intuïtieve interface, geautomatiseerde processen, een minimum aan klikken en de mogelijkheid om eenvoudig zelf correcties door te voeren.
Flexmeester wordt niet alleen erkend vanwege zijn geavanceerde backofficefunctionaliteiten, maar ook als een platform dat bijdraagt aan het verhogen van de winstmarges. Dit resulteert in minder benodigde uren voor jouw backofficewerkzaamheden, waardoor er meer tijd vrijkomt voor werving en selectie.
Bovendien rekenen wij geen extra kosten voor modules, salarisstroken, facturen, en dergelijke. Onze onafhankelijkheid van derde partijen is tot stand gekomen doordat wij de backofficefunctionaliteiten volledig in eigen beheer hebben ontwikkeld. Hierdoor hoeven we niet de kosten van derden door te berekenen aan onze klanten.
De prijzen zijn opgenomen in de principeovereenkomst van Flexmeester.