CO2-registratie voor werkgevers 2024

CO2-registratie werkgevers 2024: Aangepaste methode voor nauwkeurige rapportage van reiskosten en afgelegde kilometers in de uitzendsector.

CO2-registratie voor werkgevers 2024

De Aangepaste Methode

Binnen de administratie van de uitzendsector worden de afgelegde kilometers en gebruikte vervoermiddelen niet of nauwelijks geregistreerd. Wel wordt systematisch vastgelegd welk bedrag aan reiskosten aan de uitzendkracht wordt uitbetaald per tijdvak/periode. Deze vastgestelde bedragen dienen als basis voor de aangepaste methode. Op basis van deze administratie wordt vervolgens teruggerekend naar de afgelegde kilometers.

Er is een methode van 37 posten opgesteld die hierin voorziet. Het betreft een door de Belastingdienst goedgekeurde methode met een hoge betrouwbaarheidsfactor. Deze methode resulteert in een gemiddeld vergoed bedrag per kilometer (bijvoorbeeld: €0,16). Om de gevraagde jaartotalen te berekenen, wordt aansluiting gezocht bij het totaalbedrag aan uitgekeerde reiskostenvergoedingen voor uitzendkrachten (bijvoorbeeld: €10.000,-). Door het totale bedrag aan reiskosten te delen door het gemiddelde bedrag per kilometer, verkrijgt men het totale aantal kilometers dat uitzendkrachten hebben afgelegd (€10.000 / €0,16 = 62.500 kilometer). Voor de verdeling naar het gebruikte vervoermiddel (auto, fiets, enz.) wordt aangesloten op gemiddelden van het CBS (zie tabel hieronder) en hoeft dus niet te worden bijgehouden. Vervolgens verhoog je de 62.500 km met de tijdvakken niet vergoede reiskosten. Daarna bereken je het percentage van de reiskostenvergoeding op basis van het totale aantal kilometers. Tenslotte deel je het aantal kilometers per gebruikte vervoermiddel door dat percentage.

Rekenvoorbeeld

De volgende kilometers zijn vergoed:

  • 40.000 jaarkilometers benzine
  • 20.000 jaarkilometers ov

Uit de eigen administratie blijkt dat bijvoorbeeld 60% van de tijdvakken een reiskostenvergoeding bevat.

Te rapporteren dan:

  • 40.000 km/ 0,6 = 66.667 totaal jaarkilometers benzine
  • 20.000 km/ 0,6 = 33.333 totaal jaarkilometers ov

Stap 1

De aselectie steekproef wordt genomen bij werkmaatschappijen waar ten minste 100 uitzendkrachten in dienst zijn.

Stap 2

Breng de volgende zaken in kaart: Alle uitbetaalde reiskosten per tijdvak per uitzendkracht in het rapportagejaar (netto onbelast, met uitzondering van ov-kosten).

Uitgesloten zijn:

  • Uitzendkrachten met een arbeidsovereenkomst met een uitzendbeding.
  • Uitzendkrachten met afroepcontracten (nul-uren).
  • Uitzendkrachten met een arbeidsovereenkomst voor minder dan 20 uur per maand.
  • Minder dan 20 uur per maand omvat ook:
    -4,62 uur per week.
    -18,46 uur per periode (4 weken).
    -60 uur per kwartaal.
    -240 uur per jaar.

Het betreft gegarandeerde uren, dus bij min-max contracten moet het minimum aantal uren dat is overeengekomen minstens 20 uur per maand zijn of meer (bijvoorbeeld een min-max contract van 15 tot 25 uur per periode is uitgesloten).

Stap 3

Bepaal de aselecte steekproef uit de tijdvakken

  • Breng alle gegevens uit stap 2 onder in een spreadsheet.
  • Laat via de spreadsheet ‘functies’ of een andere tool, 37 posten aselect kiezen
    - Bijvoorbeeld: voeg via “=RAND()” een kolom met cijfer toe, sorteer van klein naar groot en kies dan de eerste 37 posten.

Bepaal de gemiddelde reiskostenvergoeding per kilometer.

  • Per post bepaalt u hoeveel kilometers het bedrag dat aan reiskosten is uitbetaald, betrekking op heeft. Dit zal meestal handmatig moeten worden berekend of afgeleid worden uit de gekoppelde declaratie (zie het voorbeeld hieronder)
  • Tel de bedragen van alle 37 posten bij elkaar op
  • Tel de berekende kilometers van de 37 posten bij elkaar op
  • Deel het totale bedrag door het totale aantal kilometers -> dit is de gemiddelde vergoeding per kilometer
  • Let op! In sommige reiskostenregelingen ontvangt een uitzendkracht bijvoorbeeld geen vergoeding voor de eerste 2 kilometers. Houd hier geen rekening mee bij het berekenen van het gemiddelde; bereken dus van deur tot deur.

Gebruik de verdeling naar te rapporteren vervoermiddelen
Op het verkregen totale aantal kilometers (exclusief ov) kunt u standaard de volgende verdelingstabel toepassen. De cijfers zijn gebaseerd op 2020 en worden nog aangepast voor 2024, het eerste verplichte rapportagejaar.

Voorbeelden

Post 1

  • Reiskosten uitbetaald €8,44 netto
  • Postcode woon: 7541 WP 1
  • Postcode werk: 7547 TN 1
  • 3 dagen gereisd
  • Afgelegde kilometers per dag -> 6,7 km * 2 (heen en retour) = 13,4 km
  • Totaal aantal afgelegde km -> 3 * 13,4 = 40,2 km

Post 2

  • Reiskosten uitbetaald €8,82 netto
  • Postcode woon: 8922 CM 1
  • Postcode werk: 8853 GN 1
  • 1 dag gereisd • Afgelegde kilometers per dag -> 23,2 km * 2 (heen en retour) = 46,4 km
  • Totaal aantal afgelegde km -> 1 * 46,4 = 46,4 km

Post 3

  • Reiskosten uitbetaald €26,00 netto
  • Postcode woon: 7071 ZD 1
  • Postcode werk: 7233 PC 1
  • 2 dagen gereisd
  • Afgelegde kilometers per dag ->32,6 km * 2 (heen en retour) = 92,8 km
  • Totaal aantal afgelegde km -> 2 * 92,8 = 185,6 km

Totaal berekening van gemiddelde bedrag per km:

  • Totaal bedrag: €43,18 (€8,44 +€8,82 + €26,00)
  • Totaal aantal km: 272,2 (40,2 + 46,4 + 185,6)
  • Gemiddeld bedrag aan reiskosten per km = €43,18 / 272,2 = €0,159 (op 3 cijfers achter de komma afronden) 

Rapportage op KVK-nummer

Bepaal voor elk KVK-nummer het totaal uitbetaalde bedrag aan reiskosten in de tijdvakken met minimaal 100 uitzendkrachten. Laten we aannemen dat dit totaalbedrag €125.152,- is. Het aantal te rapporteren kilometers is dan: 787.119,5 (€125.152 / €0,159 - het gemiddelde bedrag aan reiskosten per kilometer). Vervolgens wordt voor het gebruikte vervoersmiddel (auto, fiets, enz.) aangesloten op de gemiddelden van de bovenstaande tabel. Stel dat de CBS-staffel als volgt is (let op! dit is slechts een voorbeeld):

Diesel

21%

Benzine

56%

Motor

9%

Fiets

9%

Voor dit voorbeeld worden op basis van deze verdeling de volgende aantallen kilometers gerapporteerd.

Diesel

164.508 km

Benzine

441.574 km

Motor

8.658 km

Fiets

8.658 km

Verhoog deze km met de tijdvakken niet vergoede reiskosten. Uit de eigen administratie blijkt dat bijvoorbeeld in 60% van de tijdvakken een reiskostenvergoeding is opgenomen. Het te rapporteren aantal kilometers is dan: 441.574 km  / 0,6 = 735.957 jaarkilometer benzine.

Reiskosten Openbaar Vervoer 

Ov-kosten worden afzonderlijk geboekt en maken geen deel uit van de hierboven genoemde 37-posten methode.

  • Bepaal per KvK-nummer het totaal uitbetaalde bedrag aan ov-kosten van de tijdvakken in de populatie.
  • Deel het totale bedrag aan ov-kosten door de standaard vergoeding per kilometer. Raadpleeg bijlage 3 in de Handreiking voor het meest actuele kengetal. Voor 2024 is dit vastgesteld op 6,1 reizigerskilometer per euro.
  • Voeg dit aantal kilometers toe aan de tijdvakken met niet-vergoede reiskosten. Uit de eigen administratie blijkt bijvoorbeeld dat 60% van de tijdvakken een reiskostenvergoeding bevat. Het te rapporteren aantal is dan: 20.000 km ov / 0,6 = 33.333 jaarkilometer ov.

Veelgestelde Vragen

  • Deze aangepaste methode is uitsluitend bedoeld voor de rapportage over de woon-werk mobiliteit van de uitzendkrachten
  • De reizen van uitzendkrachten van en naar de tijdelijke werkplek vallen onder woon-werk verplaatsingen en dienen bij dat onderdeel te worden gerapporteerd.
  • Moet het totaal aantal uitzendkrachten ook worden opgegeven? Nee
  • Betreft het alleen om uitzendkrachten die reiskosten declareren en een vaste reiskostenvergoeding hebben of moeten we ook rapporteren voor uitzendkrachten die geen vergoeding krijgen maar wel reizen? Er moet ook worden gerapporteerd over de uitzendkrachten die geen reiskostenvergoeding ontvangen.
  • Wat moet er gedaan worden met dienstreizen oftewel zakelijke kilometers aangezien er alleen gesproken wordt over woon-werk kilometers? Reizen naar de verschillende standplaatsen is voor uitzendkrachten ook als woon-werk gedefinieerd.

Ontdek waarin Flexmeester het verschil maakt!

Dit zeggen ervaren gebruikers

Toen wij als Take Care Works gingen starten wilden we graag werken met een uitzendsoftware die gebruiksvriendelijk is en waar we als 'kleine speler' de aandacht zouden krijgen die we graag willen om te kunnen groeien. Flexmeester maakt deze wensen waar! Inmiddels hebben we in Flexmeester een database opgebouwd van rond de 200 medewerkers. Fantastisch systeem met zeer goede bereikbaarheid en persoonlijke aandacht!
Sjoerd Gelok Take Care Works