Efficiënt Personeelsbeheer met Flexmeester's HRM-Module

In de HRM-module van Flexmeester staat de personeelsadministratie centraal op één plek! Je krijgt een helder inzicht in je HR-zaken en het beheer van personeelszaken verloopt eenvoudig via tabbladen.

Efficiënte Werving en Gegevensverwerking in Flexmeester

De sollicitanten komen automatisch binnen in het kandidaten-menu van de software via een extern kanaal, zoals de bedrijfswebsite. Flexmeester is namelijk naadloos te koppelen aan bedrijfswebsites. Wanneer je ervoor kiest om sollicitanten met één klik te promoveren, worden ze automatisch overgebracht naar het uitzendkrachten-menu. De kandidaatgegevens worden automatisch overgenomen in het uitzendkrachten-menu.

De NAW-gegevens van de medewerker worden geverifieerd middels de ID-verificatie van DataChecker en Securitech. Hiermee kun je de geldigheid van elk type paspoort, rijbewijs en identiteitskaart controleren in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Daarnaast kun je het fiscale woonland selecteren, zodat de juiste loonbelastingtabel wordt toegepast op de uitzendkracht. Ook is het mogelijk om de gegevens van de uitzendkrachten te exporteren in een Excel-bestand.

Krachtige Uitzendkrachtfiltering in Flexmeester

In het overzicht van alle uitzendkrachten is het mogelijk om te filteren op basis van gegevens en/of status. Hierbij kun je denken aan de volgende vragen:

• Welke uitzendkrachten hebben een onvolledige inschrijving?
• Welke uitzendkrachten wachten op een contract?
• Welke uitzendkrachten wachten op een plaatsing?
• Welke uitzendkrachten zijn geplaatst?
• Welke uitzendkrachten zijn toegewezen aan welke vestiging?

In het overzicht van alle uitzendkrachten is het ook mogelijk om geavanceerd te filteren op basis van:

• Postcode en afstand.
• Talen.
• Vervoer.
• Vaardigheden en opleidingen.
• VCA.

De Functionaliteiten voor Uitzendkrachtbeheer in Flexmeester

In het overzicht van alle uitzendkrachten kun je op een icoon naast een uitzendkracht klikken. Hiermee kom je in het detailoverzicht, waarin je alle personeelszaken van een uitzendkracht kunt beheren. Je krijgt onder andere informatie te zien over:

Tabblad: Documenten

Op dit tabblad heb je de mogelijkheid om documenten zoals een rijbewijs, CV, BSN verklaring, enzovoort te uploaden. Door middel van een API-koppeling met Microsoft 365 zijn alle bestandstypen toegestaan, zoals Word, PDF, Excel, evenals JPG- en PNG-afbeeldingen.

Tabblad voor Opmerkingen

Er is een tabblad voor opmerkingen waarin je aantekeningen kunt maken over de uitzendkracht.

Tabblad: Het Relevante Arbeidsverleden

In Flexmeester wordt de gebruiker verzocht om het relevante arbeidsverleden van de uitzendkracht op te geven.

In Flexmeester bestaat het relevante arbeidsverleden uit drie gegevens:

• Het aantal gewerkte weken.
• Het aantal StiPP-weken.
• De datum van het laatste gewerkte moment.

Deze drie gegevens zijn essentieel voor de StiPP- en fasetelling in Flexmeester.

We importeren alle gegevens van het vorige pakket in één keer naar Flexmeester. Dit omvat onder andere reserveringsstanden, laatste fase, gewerkte weken, aantal contracten, laatste werkdag, pensioenweken, laatste gewerkte dag voor pensioen en datum van indiensttreding.

Als het arbeidsverleden is ingevuld, worden bij het goedkeuren van de eerste urenstaat automatisch de reserveringsstanden, fase- en pensioentellingen verrekend, en bijgehouden in Flexmeester.

Tabbladen: Contracten, Loonbelastingverklaring. Plaatsings- en Opdrachtbevestigingen

In Flexmeester voer je een beknopte versie van de arbeidsovereenkomsten, plaatsings- en opdrachtbevestigingen in. Op basis van deze gegevens stel je vervolgens je eigen sjablonen eenmalig op met behulp van handige tags. Dit kan zowel via Word Online als via de lokale versie van Word. Nadat je een sjabloon hebt geüpload, wordt bijvoorbeeld de definitieve arbeidsovereenkomst gegenereerd. Dankzij de API-koppeling met Microsoft 365 is het mogelijk om sjablonen op te stellen in zowel de lokale als de online versie van Word. Je kunt eenvoudig je eigen sjablonen maken voor contracten, plaatsings-, opdrachtbevestigingen, zorgverzekeringen en loonbeslagen.

Op deze manier hoef je je eigen templates voor diverse documenten slechts één keer aan te maken. Deze sjablonen zijn altijd opnieuw te gebruiken voor al je uitzendkrachten. Dit automatiseert het proces voor het opstellen van verschillende documenten. Het fasensysteem is volledig geïntegreerd in Flexmeester.

Met behulp van onze software kun je alle documenten digitaal versturen en laten ondertekenen via e-mail of de Flexmeester mobiele applicatie voor uitzendkrachten. Indien je loonheffingskorting en/of alleenstaande-ouderenkorting wilt toepassen, is dit met slechts één muisklik mogelijk. De loonbelastingverklaring wordt automatisch ingevuld. Daarna kun je deze verzenden en digitaal laten ondertekenen.

Tabblad: Pensioenregeling van de Pensioenfondsen

Flexmeester registreert de weken volgens de StiPP-regeling en verwerkt automatisch de wetgeving met betrekking tot zowel de basis- als de plusregeling van StiPP. In Flexmeester heb je de keuze uit diverse pensioenfondsen, zoals bpfBOUW. De premiebedragen hiervan worden automatisch ingehouden bij de verloningen en vervolgens bijgehouden. Hierdoor wordt het opstellen van de pensioenaangiften volledig geautomatiseerd binnen onze uitzendsoftware.

Tabblad: Periodieke Instellingen

ET-Regeling

Op dit tabblad kun je de ET-regeling instellen en bepalen welke reserveringsstanden worden uitbetaald of opgebouwd. Verder kun je hier de huisvestingskosten, de COLA-bedragen en de reiskosten naar het land van herkomst invoeren, zodat deze automatisch worden verrekend in de verloning. De bedragen van de regeling worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages. Bovendien is het mogelijk om een eigen tabel voor COLA te gebruiken en te beheren.

30%-Regeling

Op dit tabblad is het ook mogelijk om de 30%-regeling in te stellen. Deze regeling is bedoeld voor werknemers die vanuit het buitenland naar Nederland komen om tijdelijk te werken. Als zij voldoen aan de voorwaarden van de 30%-regeling, mogen zij over maximaal 30% van hun fiscale jaarloon netto (dus onbelast) uitbetalen. Op deze manier compenseert de overheid hen voor de extra kosten die zij maken om in Nederland te kunnen werken.

Twee Methodes voor de 30%-Regeling

• Je kunt maximaal 30/70 van het loon exclusief de vergoeding onbelast vergoeden.
• Het fiscale jaarloon, na aftrek in het kader van de 30%-regeling, moet minimaal gelijk zijn aan het toetsloon.

Nadat de berekeningsmethode is ingevoerd, worden deze bedragen automatisch verrekend in de verloning. De bedragen van de regeling worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.

Verlof

In het tabblad ‘Verlof’ vind je de opgebouwde uren, die ook in bedragen kunnen worden weergegeven. De bedragen voor de reserveringsstanden worden automatisch bijgehouden.

Tabblad: Fiets en Auto van de Zaak

Flexmeester beschikt over een API-koppeling met de RDW. Hierdoor worden relevante gegevens van een auto van de zaak automatisch opgehaald en ingevuld aan de hand van het kentekennummer. De bijtelling wordt daarna automatisch berekend op jaarbasis. Ook kun je de eigen bijdrage van uitzendkrachten op jaarbasis invoeren. De bijtelling wordt vervolgens automatisch berekend voor wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningsvarianten.  

Zodra de betreffende salarisperiode voor een uitzendkracht bekend is, past Flexmeester automatisch de juiste bijtelling toe. De verrekening van de bijtelling in het verloningsproces is volledig geautomatiseerd. Voor fiets van de zaak verloopt dit proces exact op dezelfde manier. De bedragen worden automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages. 

Tabblad: Zorgverzekering

Flexmeester heeft een naadloze API-koppeling met Zorg en Zekerheid, waardoor het aan- en afmelden van uitzendkrachten geheel automatisch verloopt. Je kunt de premiebedragen in bulk toepassen en per individu aanpassen. De premiebedragen worden automatisch verrekend in de verloningen. 

De Verzuimadministratie

We bieden ook een verzuimadministratie aan en er kunnen specifieke looncomponenten worden geboekt om loondoorbetaling te faciliteren. Ben je een eigenrisicodrager en betaal je zelf de ziekte-uren uit? Dan kan Flexmeester je daarbij ondersteunen! Of besteed je het verzuim uit aan bijvoorbeeld UWV? Ook dan hebben wij passende oplossingen.

In Flexmeester heb je toegang tot ruim 1000 verschillende looncomponenten. Op verzoek kunnen we eenvoudig nieuwe looncomponenten toevoegen of importeren. Flexmeester ondersteunt je bij verschillende verlof-, ziekte-uren en wachtdagen bij ziekte.

Tabblad: Urenstaten

Op dit tabblad kun je alle urenstaten van een uitzendkracht bekijken en beheren. Bij het aanmaken van een uitzendkracht kun je kiezen uit een wekelijkse, vierwekelijkse of maandelijkse urenstaat. Deze keuze wordt vervolgens automatisch toegepast in de urenstaten van de uitzendkracht.

Salarisdocumentatie

Op het tabblad ‘loonstroken’ kun je alle salarisstroken van de uitzendkracht bekijken. Daarnaast kun je in Flexmeester gemakkelijk jaaropgaven aanmaken en beheren.

Loonbeslagen

In Flexmeester kunnen gebruikers eenvoudig een loonbeslag invoeren, waarbij de gegevens van de beslaglegger automatisch worden ingevuld. Bovendien kunnen ze eenvoudig preferentie/prioriteit instellen en aan de hand van deze cijfers kunnen loonbeslagen worden geprioriteerd. Bij het aanmaken van een loonbeslag kunnen gebruikers kiezen uit twee aflossingsmethoden: de beslagvrije voet of een vast bedrag.

Bij het aanmaken van een loonbeslag wordt de verloningsvariant automatisch ingevuld en toegepast. Zodra het loonbeslag is ingevoerd, wordt dit automatisch ingehouden en verrekend bij de verloningen. Bovendien worden de bedragen automatisch bijgehouden voor het genereren van rapportages.

Voorschotten

Af en toe is het nodig om een uitzendkracht een voorschot te geven. In Flexmeester kun je gemakkelijk registreren dat er buiten de software om een voorschot is verstrekt, en je hebt de mogelijkheid om het voorschot via Flexmeester uit te betalen.

Als je kiest voor “voorschot is reeds verstrekt” wordt het voorschotbedrag automatisch bijgehouden en verrekend bij de verloning(en) van de uitzendkracht, vanaf de gekozen datum. Je kunt het voorschotbedrag ook in termijnen verdelen. Als je bijvoorbeeld kiest voor 3 termijnen, berekent de software automatisch het termijnbedrag en houdt hier rekening mee bij de verloningen. Als je niet voor termijnen kiest en het salaris is niet toereikend om het volledige voorschot in te houden, zal de software automatisch het resterende bedrag van het voorschot inhouden om te verrekenen bij de volgende verloning(en). De verrekende voorschotten worden keurig vermeld in de salarisstroken.

Indien je kiest voor “te betalen”, verloopt de procedure op dezelfde manier als eerder beschreven. Het enige verschil is dat de procedure pas begint nadat het voorschot is uitbetaald.

Tabblad: Loonspecificaties

Handigheidje: “Looninfo“ functie in Flexmeester, beschikbaar in het detailoverzicht van elke uitzendkracht. Op dit tabblad krijg je snel en overzichtelijk de gegevens te zien van de salarisstroken, maar dan in een beknopte vorm. Zo kun je bijvoorbeeld zien welke looncomponenten geboekt zijn, inclusief de bijbehorende ET-kosten. Verder zie je de totale bedragen van de vergoedingen en inhoudingen. Ook kun je bekijken hoeveel vakantie- of verlofuren er zijn opgenomen. Tot slot kun je zien hoeveel er al is uitbetaald en hoeveel er nog verrekend moet worden.