Verschillen tussen payroll en uitzenden

Payrolling en uitzenden vertonen sterke gelijkenissen. Zowel bij payrolling als bij uitzenden zijn er minstens drie partijen betrokken: het payrollbedrijf of uitzendbedrijf (de formele werkgever), de opdrachtgever en de werknemer. Het payrollbedrijf/uitzendbedrijf sluit een arbeidsovereenkomst met de werknemer, waarna deze bij de inlener wordt tewerkgesteld.

Ondanks dat beide vormen een manier zijn om medewerkers flexibel in te zetten, bestaat er een duidelijk verschil tussen payrolling en uitzenden. Bij payrolling selecteert de opdrachtgever de werknemers die bij hen komen werken. Deze werknemers treden niet in dienst bij de inlener, maar bij het payrollbedrijf. Bij uitzenden daarentegen selecteert het uitzendbureau de werknemers die bij de inlener aan de slag gaan. De klant huurt deze werknemers in, terwijl zij in dienst zijn van het uitzendbureau.

Zowel bij uitzenden als bij payrolling nemen de uitzender en de payroller de verantwoordelijkheid voor de arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, personeelsadministratie, pensioenregelingen, verzekeringen, belasting- en premieafdrachten. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor zaken zoals scholing, verzuimbeheer en loondoorbetaling bij ziekte, enzovoort. Met een uitzend- of payrollconstructie draag je eigenlijk al het administratieve gedoe rond werkgeverschap over aan de uitzend- of payrollorganisatie. Deze organisatie fungeert als de wettelijke werkgever van de werknemer.

Het komt ook regelmatig voor dat een medewerker, nadat hij door het uitzendbureau is voorgedragen en goedgekeurd is door de opdrachtgever, wordt aangemeld bij een payrollorganisatie. In een dergelijk geval is het uitzendbureau enkel verantwoordelijk voor de werving en selectie, terwijl het payrollbedrijf juridisch gezien de werkgever van de medewerker wordt.

De invloed van de WAB op uitzenden en payrolling

De Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is geïntroduceerd om de kloof tussen vaste werknemers en flexkrachten te verkleinen. Deze wet is in januari 2020 in werking getreden en heeft zowel invloed gehad op de uitzend- als payrollsector. Payrollmedewerkers hebben nu dezelfde rechtspositie en beloning als werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij de werkgever. Ook voor uitzendkrachten geldt dat niet alleen de zes beloningselementen (inmiddels zijn dat er 10) uit de ABU/NBBU-CAO moeten worden toegepast, maar ook alle andere arbeidsvoorwaarden, zoals loon tijdens ziekte, feestdagen, vakantiedagen en scholing.

Er geldt een lage WW-premie voor werknemers met een vast arbeidscontract en een hoge WW-premie voor werknemers met een flexibel arbeidscontract. Sinds 1 januari 2020 heeft jouw werknemer recht op een transitievergoeding vanaf de eerste werkdag. Dit geldt wanneer je het initiatief neemt voor ontslag of wanneer een tijdelijk arbeidscontract eindigt op de afgesproken einddatum. De transitievergoeding wordt opgebouwd op basis van de volgende regeling:

• Voor de eerste 10 dienstjaren geldt een derde van het maandsalaris per dienstjaar.
• Voor dienstjaren na de eerste 10 geldt een half maandsalaris per dienstjaar.

Indien er in een cao een afwijkende regeling is vastgelegd, heeft de werknemer geen recht op een transitievergoeding. De voorziening in de cao hoeft niet meer gelijkwaardig te zijn aan de transitievergoeding.

Ketenregeling: Werknemers kunnen maximaal 3 tijdelijke contracten krijgen in een periode van maximaal 3 jaar. Vanaf 2021 hebben payrollkrachten recht op een goede pensioenregeling.

Sinds 2020 zijn werkgevers verplicht om oproepkrachten minimaal 4 dagen van tevoren op te roepen voor werk. Als een werkgever een oproep binnen 4 dagen annuleert, heeft de oproepkracht recht op loon voor de uren waarop hij/zij was opgeroepen. Na 12 maanden moeten werkgevers oproepkrachten een vast aantal uren aanbieden.

Belangrijke verschillen payroll en uitzenden

Er zijn belangrijke verschillen tussen payroll en uitzenden, met name wat betreft de arbeidsvoorwaarden.

Payrolling

Bij payrolling is de payroller verplicht om alle arbeidsvoorwaarden die gelden in de cao van de opdrachtgever te volgen en op te nemen in het contract. Dit omvat ook het percentage van de loondoorbetaling bij ziekte. Daarnaast wordt er ook gekeken naar de arbeidsvoorwaarden die het bedrijf biedt aan zijn vaste werknemers. De payrollwerknemer heeft recht op dezelfde primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden als werknemers van de inlener die dezelfde of vergelijkbare functies bekleden. Dit betekent dat de payroller rekening moet houden met zaken zoals functies, salarissen, toeslagen en contractvormen. Ook zaken als functioneringsgesprekken, jubilea, vakanties en vergoedingen dienen te worden meegenomen. Als jouw medewerkers bonussen of extra vakantiedagen ontvangen, moet de payrollmedewerker dat ook krijgen. Daarnaast moet het payrollbedrijf zich aansluiten bij een scholingsfonds in de branche van de opdrachtgever.

Indien het bedrijf waar je werkt sluit of failliet gaat en er geen werk meer beschikbaar is, zorgt het payrollbedrijf voor ander tijdelijk of vast werk (afhankelijk van je contract). Of het payrollbedrijf regelt het ontslag en de bijbehorende ontslagvergoeding. Daarnaast hanteren payrollbedrijven het ketensysteem.

Uitzenden

Bij een uitzendovereenkomst worden de belangrijkste arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de inlenersbeloning. Deze inlenersbeloning is te vinden in de cao voor uitzendkrachten en bestaat vanaf 1 januari 2023 uit 10 elementen:

• Uitsluitend het geldende periodeloon in de schaal.
• De van toepassing zijnde arbeidsduurverkorting, die naar keuze van het uitzendbedrijf kan worden gecompenseerd in tijd en/of geld.
• Alle toeslagen voor werken onder onregelmatige en/of (fysiek) belastende omstandigheden die verband houden met de aard van het werk. Hierbij kan gedacht worden aan (niet beperkt tot): overwerk, werken op avond-, weekend- en feestdagen, verschoven uren, ploegendienst, werken onder extreme temperaturen, omgang met gevaarlijke stoffen, en vuil werk.
• Initiële loonsverhoging vanaf hetzelfde tijdstip en met dezelfde omvang als bij de opdrachtgever.
• Kostenvergoedingen (voor zover de uitzendonderneming deze vrij kan uitbetalen van loonbelasting en premies).
• Periodieke loonsverhogingen (hoogte en tijdstip zoals bepaald bij de opdrachtgever).
• Vergoeding voor reistijd en/of reisuren in verband met het werk (tenzij de reistijd of reisuren reeds als gewerkte uren worden beschouwd).
• Eenmalige uitkeringen, ongeacht het doel of de reden van de uitkering. Hierbij worden geen periodiek herhaalde uitkeringen bedoeld.
• Thuiswerkvergoedingen, waarbij het deel van de vergoeding dat niet wettelijk vrijgesteld is, bruto wordt uitbetaald.
• Vaste eindejaarsuitkeringen (hoogte, tijdstip en voorwaarden zoals bepaald bij de opdrachtgever).

Voor de uitzendkracht die bij jou werkzaam is, is de CAO voor Uitzendkrachten van toepassing, opgesteld door de ABU/NBBU. Ook wordt het fasensysteem voor uitzendwerk gehanteerd, waarbij flexibele contracten mogelijk zijn gedurende maximaal 4 jaar.

Werving & selectie

Payrolling

Bij payrolling is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het werven en selecteren van kandidaten. Dit betekent dat het bedrijf zelf bepaalt wie er bij hen aan de slag gaat. De vacatures, sollicitaties en selectieprocessen worden door de opdrachtgever zelf afgehandeld. Het payrollbedrijf kan het bedrijf hierbij adviseren. Pas wanneer een kandidaat mondeling is aangenomen, komt het payrollbedrijf in beeld.

Uitzenden

Bij uitzenden verzorgt het uitzendbureau de volledige werving en selectie. Zij gaan actief op zoek naar geschikte kandidaten voor de functie. Het uitzendbureau neemt deze taak van de inlener over.

Flexibiliteit

Payrolling

Een essentieel verschil tussen payrolling en uitzenden is de flexibiliteit. Bij payrolling geldt namelijk de ketenregeling. Deze regeling beperkt het aantal contracten dat je een werknemer kunt aanbieden tot maximaal 3 in een periode van 3 jaar. Daarna heb je de mogelijkheid om een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden.

Uitzenden

Bij uitzenden is er sprake van meer flexibiliteit door het fasensysteem. De werknemer kan gedurende 4 jaar flexibele contracten krijgen.

Vervanging

Payrolling

Is de werknemer ziek of gaat hij/zij met vakantie? Dan is het de verantwoordelijkheid van het bedrijf om voor vervanging te zorgen, aangezien de payroller dit niet regelt.

Uitzenden

Indien het gaat om een uitzendovereenkomst, kan de opdrachtgever het uitzendbureau vragen om voor vervanging te zorgen of het uitzendbureau zal automatisch vervanging regelen. Op deze manier zorgt het uitzendbureau ervoor dat de inlener nooit zonder personeel komt te zitten en het werk gewoon kan doorgaan.

Exclusiviteit

Payrolling

Bij payrolling zijn de werknemers exclusief voor de opdrachtgever aan het werk. Het betekent dat ze geen werkzaamheden mogen verrichten voor andere werkgevers. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever kan een medewerker eventueel ook voor andere bedrijven werken. Payrollorganisaties ontvangen geen vacatures van andere werkgevers, waardoor zij een payrollmedewerker niet kunnen plaatsen bij andere opdrachtgevers.

Uitzenden

Bij een uitzendovereenkomst is de werknemer vrij om te werken voor meerdere bedrijven. Dit betekent dat de werknemer niet exclusief voor de opdrachtgever werkt. Na het aannemen van een nieuwe medewerker blijft hij of zij in dienst van het uitzendbureau. Hierdoor mag de medewerker, bij een parttime dienstverband, ook werkzaamheden verrichten voor andere bedrijven.

Communicatie met de medewerker

Payrolling

Voor de communicatie over startdatum, werktijden, planning en meer blijft de opdrachtgever zelf verantwoordelijk.

Uitzenden

Communicatie over de startdatum, werktijden, planning en meer wordt uit handen genomen door het uitzendbureau.

Sectorindeling

Payrollbedrijven vallen onder sector 45, terwijl uitzendbureaus onder sector 52 vallen.

Verloningen

Bij uitzenden worden doorgaans wekelijkse of vierwekelijkse verloningen gehanteerd, terwijl bij payroll meestal maandelijkse salarisbetalingen plaatsvinden.

Verzuim

Bij payroll zijn de payrollbedrijven verplicht om de cao van de opdrachtgevers te volgen. Als bijvoorbeeld de cao van de opdrachtgever bepaalt dat er 100% loondoorbetaling geldt tijdens het eerste jaar van ziekte, dan moeten de payrollbedrijven deze bepaling overnemen. Uitzendbureaus volgen daarentegen de NBBU/ABU cao met betrekking tot ziekteverzuim.

Uitzendkrachten minder betaald dan payrollkrachten

Uitzendkrachten worden vaak tegen een lager salaris ingezet in vergelijking met hun vaste collega's. Ook bouwen uitzendkrachten vaak minder pensioen op (zie StiPPensioen.nl). Om deze reden geven bedrijven vaak de voorkeur aan het inzetten van uitzendkrachten in plaats van het aannemen van vaste medewerkers.

Payroll: Twee opties voor adequate pensioenregeling

De pensioenopbouw en verzekeringen zijn bij payroll beter geregeld dan in de uitzend-cao. Het zorgen voor een adequate pensioenvoorziening voor het personeel is essentieel om een goede werkgever te zijn als bedrijf. Er zijn twee opties beschikbaar binnen payroll: als payrollwerknemer kun je deelnemen aan de pensioenregeling van het bedrijf waar je op dat moment voor werkt (de inlener/opdrachtgever) of je kunt een eigen adequate pensioenregeling ontvangen van het payrollbedrijf (de uitlener). Uiteraard moeten deze regelingen voldoen aan bepaalde eisen. Deze eisen zijn als volgt:

(a) De totale werkgeverspremie moet gelijk zijn aan de normpremie
(b) Er mag geen drempel- of wachttijd gehanteerd worden
(c) de pensioenregeling moet een nabestaandenpensioen omvatten op basis van risico- of opbouwbasis.

Hieronder wordt uitgelegd wat deze twee opties precies inhouden:

Meedoen aan de pensioenregeling van je opdrachtgever:

• Ga allereerst samen met je opdrachtgever na of dit mogelijk is; niet elke opdrachtgever heeft een pensioenfonds dat openstaat voor payrollwerknemers.
• De pensioenregeling dient gelijk te zijn voor zowel vaste werknemers als payrollwerknemers.
• Doordat je je pensioen opbouwt bij verschillende opdrachtgevers en dit dus verspreid gebeurt, kan dit nadelige effecten hebben op je pensioen als je vaak van opdrachtgever wisselt. Dit komt doordat je op verschillende plekken kleine pensioenopbouw hebt en dit kan ook leiden tot hogere beheerskosten.
• Er kan complexiteit ontstaan in de personeels- en loonadministratie door de diverse regelingen voor eigen bijdragen van werknemers, wat vervolgens kan leiden tot verschillende kostprijsberekeningen en uurtarieven.

Een eigen adequate pensioenregeling van de uitlener:

• Vanaf de eerste werkdag neem je deel aan je eigen pensioenregeling, wat betekent dat je vanaf dat moment pensioenrechten opbouwt.
• De pensioenregeling omvat ook een dekking voor nabestaandenpensioen.
• De premie voor het pensioen moet minimaal gelijk zijn aan de normpremie, die wettelijk is vastgesteld en elk jaar opnieuw wordt berekend. Op dit moment bedraagt de normpremie 15,7%.
• Het is niet toegestaan om de normpremie door te berekenen aan werknemers.

Welke van de twee opties het beste bij jou past, hangt af van verschillende factoren. Allereerst kijk je naar wat je opdrachtgever(s) en het payrollbedrijf te bieden hebben. Vervolgens beoordeel je de administratieve lasten en de complexiteit van de uitvoering. Ook is het belangrijk om te weten in hoeverre de kosten van de pensioenregeling en de uitvoering daarvan worden gedekt door de opdrachtgever. Op basis van deze factoren kun je voor jezelf bepalen welke van de twee opties het meest geschikt is.

Pensioenfondsen bij uitzendbedrijven

Verschillende uitzendbedrijven zijn aangesloten bij diverse pensioenfondsen, zoals StiPP, BPF Bouw, PMT en PME. Welk pensioenfonds van toepassing is, hangt af van het uitzendbedrijf waarmee je samenwerkt. Deze pensioenfondsen bieden specifieke pensioenregelingen voor uitzendkrachten, die kunnen verschillen in voorwaarden en dekking.

• StiPP (Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten) is een bekend pensioenfonds voor uitzendkrachten in de flexbranche. Het biedt een pensioenregeling speciaal ontworpen voor deze groep werknemers. Raadpleeg dit artikel voor de pensioenberekening 2023 en de Pensioenwet.

• BPF Bouw is het Bedrijfstakpensioenfonds voor de Bouwnijverheid. Dit fonds richt zich op werknemers in de bouwsector, waaronder uitzendkrachten die in deze sector actief zijn.

• PMT (Pensioenfonds Metaal en Techniek) en PME (Pensioenfonds Metalektro) zijn pensioenfondsen die specifiek gericht zijn op werknemers in de metaal- en technieksector. Uitzendkrachten die in deze branches werkzaam zijn, kunnen onder de pensioenregelingen van deze fondsen vallen.

• Daarnaast zijn er pensioenregelingen die specifiek gericht zijn op de transportsector, waar uitzendkrachten in dienst kunnen zijn.

Het is raadzaam om bij je uitzendbedrijf na te vragen welk pensioenfonds zij hanteren en welke pensioenregeling van toepassing is. Zo kun je een beter inzicht krijgen in jouw pensioenopbouw en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn.

Flexmeester, één enkel platform voor optimale payrolling en uitzending

Flexmeester software biedt een geïntegreerd fasen- en ketensysteem, inclusief een CAO-module met meer dan 120 cao's. Daarnaast kunnen wij ook jullie eigen bedrijfsregelingen toepassen en nieuwe cao's toevoegen binnen Flexmeester. De cao's worden kosteloos up-to-date gehouden. Of je nu wekelijkse, vierwekelijkse of maandelijkse verloningen wilt uitvoeren, het is allemaal mogelijk. Flexmeester biedt flexibele verloningsmogelijkheden met meer dan 1000 looncomponenten. Bovendien is het eenvoudig om zelf correcties door te voeren. In de software zijn wij ook flexibel met pensioenregelingen, inclusief het toevoegen van specifieke looncomponenten.

Daarnaast automatiseert Flexmeester het contractproces. Dit betekent dat de stamgegevens van de contracten gemakkelijk worden opgeslagen en de software automatisch de variabele gegevens invult, zoals de naam van de uitzendkracht met behulp van tags. Hierdoor wordt het opstellen van overeenkomsten volledig geautomatiseerd. Je hoeft slechts eenmaal overeenkomsten op te stellen!

Flexmeester, de meest innovatieve software voor uitzend-, detacherings- en payrollbedrijven!