NEN 4400-1 nieuwe handboek 2023

Het nieuwe handboek van Stichting Normering Arbeid en deze normen gelden vanaf 13 februari 2023.

Interpretatierapport 2023-001 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Er is sprake van een facturerende eenheid wanneer een onderneming facturen verzorgt voor één of meerdere ondernemingen binnen een eenheid. Dit kan zijn een holding die voor werkmaatschappijen factureert of een werkmaatschappij die voor andere werkmaatschappijen factureert. Ook valt hieronder een administratiekantoor/salarisbureau dat namens werkmaatschappijen verloont en factureert. Bij een facturerende eenheid wordt omzet doorbelast aan de gecertificeerde onderneming, maar zij geeft geen omzet en omzetbelasting aan. De facturerende eenheid heeft gevolgen voor de controle in het kader van de omzetadministratie en de trekkingsmethodiek. De facturerende eenheid kan het facturatieproces inrichten onder de volgende voorwaarden:

a) Inzicht in de administratieve structuur.
b) Onderscheidbaarheid van activiteiten.
c) Duidelijkheid over welke werkmaatschappij de gefactureerde werkzaamheden uitvoerde.
d) Mogelijkheid tot controle van omzetbelasting en verwerking financiële administratie.
e) Mogelijkheid tot controle van loonheffingen en verwerking financiële administratie.

Interpretatierapport 2023-002 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Er is niet altijd duidelijk hoe een major non-conformiteit met betrekking tot onjuiste identiteit en werkrechten kan worden opgelost. Belastingen en premies moeten altijd op de juiste manier worden afgerekend. Verder kan het anoniementarief van toepassing zijn. Als er nog een werkrelatie bestaat en de benodigde papieren niet in orde kunnen worden gemaakt, dan moet deze relatie beëindigd worden.

Interpretatierapport 2023-003 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De inspectie-instelling stelt vast of een onderneming voldoet aan de eisen voor identificatie door te controleren op bewijs van inschrijving in het Handelsregister en door te raadplegen van het uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. De inspecteur moet tijdens de inspectie een totaalbeeld van de onderneming bepalen door te overleggen met de verantwoordelijke en door een (deel)controle uit te voeren bij de onderneming ter plaatse waarbij de verantwoordelijke aanwezig is.

Interpretatierapport 2023-004 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De norm verplicht ondernemingen om een juiste, volledige en tijdige personeelsadministratie te voeren. Ook is de controle verplicht op de identiteit van werknemers en hun recht om in Nederland te werken. Het interpretatierapport geeft geen handreiking voor het bepalen of aan de vereisten is voldaan. Er wordt verwacht dat ondernemingen minimaal voldoen aan het stappenplan ID-controle van de overheid, maar de inspecteur gaat tijdens de inspectie verder dan dit stappenplan en controleert ook of de onderneming voldoende beheersmaatregelen heeft genomen.

Interpretatierapport 2023-005 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Artikel 4.2.a beschrijft dat de onderneming verantwoordelijk is voor de juiste opgave van loonheffingen volgens de wet- en regelgeving, waaronder de sectorindeling en risicogroepen. Een verkeerde sectorindeling kan leiden tot aansprakelijkheid voor de inlener. Het "Handboek loonheffingen" van de Belastingdienst verplicht de melding van wijzigingen in activiteiten binnen 14 dagen. Bij inspecties wordt gecontroleerd of er sprake is van een juiste sectorindeling. Dit doen inspecteurs door te letten op triggers zoals de omschrijving in de Kamer van Koophandel, SBI-code, pensioenfonds en type overeenkomst met de werknemer. Wanneer 20% of meer van de overeenkomsten een uitzendbeding bevatten of wanneer er minstens twee triggers van toepassing zijn, vindt een overleg plaats tussen de onderneming en inspectie-instelling. Als de juistheid onzeker is, wordt een minor non-conformiteit opgelegd.

Interpretatierapport 2023-006 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Dit artikel beschrijft de regels rond arbeidsduur en beloning van werknemers. Er wordt verwacht dat de onderneming zorgt voor betaling van het minimumloon, minimumvakantiebijslag, uitbetaling van vakantiebijslag en niet opgenomen vakantiedagen bij einde dienstverband. Er is onduidelijkheid over de normale arbeidsduur, waaronder ook arbeidsduurverkorting dient te worden meegewogen. De verantwoordelijke sociale partners moeten hier snel duidelijkheid over verschaffen. De inspecteur zal gebruikmaken van een overzicht "cao en arbeidsduur" om te beoordelen of de arbeidsduur in overeenstemming is met de regels. De normale arbeidsduur moet de verkorte arbeidsduur omvatten, tenzij het om uitzonderingsdagen gaat, zoals seniorendagen of scholingsdagen. In geval van tijdelijke onzekerheid, wordt er tenminste gekeken naar de wettelijke regels.

Interpretatierapport 2023-007 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Artikel 10.2.3.2 beschrijft de interne controlemaatregelen die een bedrijf moet naleven om in aanmerking te komen voor frequentieverlaging. Bedrijven die onderdeel uitmaken van een fiscale eenheid voor omzetbelasting zijn echter uitgesloten van frequentieverlaging. Er zijn bedrijven die zijn gecertificeerd door de Stichting Normering Arbeid en die eigendom zijn van een holding die samen met het bedrijf een fiscale eenheid voor omzetbelasting vormen. Als de fiscale eenheid bestaat uit één of meer gecertificeerde bedrijven en een holding die alleen beheer verleent, maar geen andere activiteiten ontplooit, dan zijn de frequentieverlagingseisen van toepassing, mits de holding de relevante gegevens in het kader van risicobeheer verstrekt.

Interpretatierapport 2023-008 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Dit rapport interpreteert hoe normen 5.3.d en 6.2.d worden nageleefd in situaties waarin er geen geldige collectieve arbeidsovereenkomst is. Deze normen eisen de onderneming voor betaling volgens de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML). Verder eisen ze ook uitbetaling van vakantiebijslag en onbetaalde vakantiedagen bij einde van het dienstverband. Bij de controle wordt ervan uitgegaan dat de normale arbeidsduur gelijk is aan de laatste geldende cao.

Interpretatierapport 2023-009 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De norm SNA-011 bepaalt dat een onderneming werk mag uitbesteden aan een ZZP-er als er een schriftelijke overeenkomst is die positief is beoordeeld door de Belastingdienst. De onderneming moet ook passende maatregelen hebben genomen om te waarborgen dat er volgens de overeenkomst wordt gewerkt. De onderneming moet het nummer van de gebruikte beoordeelde overeenkomst vermelden en aantonen wat er is aangepast of toegevoegd. Sommige elementen kunnen niet worden aangepast. De onderneming moet aantonen welke beheersmaatregelen zijn genomen. Dit kan door documenten en/of een interview. Er is onduidelijkheid over het criterium 'gezagsverhouding' en wat de Belastingdienst beschouwt als passende beheersmaatregelen. De beoordeling zal worden aangepast als er meer duidelijkheid ontstaat.

Interpretatierapport 2023-010 / Vastgesteld: 12 januari 2023

In- en doorlenen met A1 (uitlenen van werknemers) is alleen toegestaan als er een "organische band" bestaat tussen de buitenlandse werkgever en werknemer. Tijdens de inspectie van de Nederlandse onderneming worden de contracten tussen deze partijen beoordeeld om te bepalen of de organische band niet is verbroken.

Interpretatierapport 2023-011 / Vastgesteld: 12 januari 2023

In de norm wordt vereist dat er een specifieke controle wordt uitgevoerd op de (kas)administratie (4.5). Bij het uitbetalen van lonen per kas moeten de volgende elementen worden gecontroleerd:

(1) Handtekening voor ontvangst.
(2) Controle op de handtekening (moet overeenkomen met die op het id-bewijs en de arbeidsovereenkomst).
(3) Uitbetaling van reserveringen. Dit geldt ook voor contante betalingen aan zzp'ers.

Interpretatierapport 2023-012 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Het SNA-keurmerk houdt toezicht op ondernemingen of zij volgens de wet minimumvakantiebijslag betaalt en vakantiebijslag uitbetaalt aan het einde van het dienstverband (norm 5.3.d en 6.2.d). Er is een verbod op inhoudingen en verrekeningen met/op het wettelijk minimumloon, met enkele uitzonderingen. Werkgevers mogen bedragen Inhouden op het minimumloon als de werknemer daarvoor een schriftelijke volmacht heeft gegeven, die gebaseerd is op een overeenkomst met een betalingsverplichting. De inhouding mag zich beperken tot huisvestingskosten en kosten voor de zorgverzekeringspremie. De huisvestingskosten zijn beperkt tot 25% van het wettelijk minimumloon en moeten worden aangeboden door een toegelaten instelling.

Interpretatierapport 2023-013 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De norm SNA-011 stelt dat bedrijven een juiste en complete loonadministratie moeten voeren, waaronder ook het betalen van het minimumloon en minimumvakantiebijslag volgens de wet. Er zijn vijf criteria opgesteld om naleving van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (Wml) te toetsen, waaronder de eis dat de som van het brutoloon en de vakantiebijslag minimaal 108% moet bedragen van het geldende wettelijk minimumloon. Bedrijven moeten aantonen dat ze een procedure hebben die waarborgt dat dit altijd het geval is. Bij het einde van het dienstverband moet aantoonbaar zijn dat de opgebouwde vakantiebijslag volledig is uitbetaald aan de werknemer. De inspectie-instelling beoordeeld dit door middel van een steekproef.

Interpretatierapport 2023-014 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De SNA vereist juiste, complete en tijdige verplichtingen voor loonheffingen. Uitzendondernemingen in het SNA-register mogen niet-permanente uitzendkrachten gebruiken en onder bepaalde voorwaarden delen van het loon uitruilen voor compensatie van extra kosten van tijdelijk verblijf. Dit rapport bepaalt omstandigheden van extraterritoriale kosten voor uitzendkrachten en de consequenties voor niet-nalevende SNA-ondernemingen. Bepalen van tijdelijk verblijf buiten het herkomstland gebeurt door buitenlands bureau en een arbeidsovereenkomst met een Nederlandse uitzendonderneming volgens Nederlands recht.

Interpretatierapport 2023-015 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Artikel 4.2.a verplicht de onderneming om de loonheffingen volgens wetgeving juist in te delen in sector en risicogroepen. Vanaf 2020, met de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans, bepaalt de aard van het contract de hoogte van de WW-premie. Er zijn twee verschillende premies: hoog en laag. Het is belangrijk om de juiste indeling en afdracht vast te stellen. Elke SNA gecertificeerde onderneming moet per werknemer bepalen welk premiepercentage van toepassing is. In twee gevallen kan er met terugwerkende kracht toch de hoge premie van kracht zijn.

Interpretatierapport 2023-016 / Vastgesteld: 12 januari 2023

Er is een nieuwe wet, de Wet Arbeidsmarkt in Balans, die invloed heeft op de opgave van loonheffingen. Voor de hoogte van de WW-premie is het soort overeenkomst tussen werkgever en werknemer belangrijk. Voor de hoogte van de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas is de sectorindeling belangrijk. Tijdens inspecties zal er gekeken worden of de onderneming ingedeeld is in de juiste sector. Als de juistheid niet met zekerheid vastgesteld kan worden, zal er eerst overleg plaatsvinden tussen de onderneming en de inspectie-instelling. Wanneer de juiste sectorindeling niet aannemelijk is gemaakt, zal er verder onderzoek plaatsvinden.

Interpretatierapport 2023-017 / Vastgesteld: 12 januari 2023

De Belastingdienst heeft tijdens de coronacrisis bijzonder uitstel van betaling verstrekt aan ondernemingen voor de loonheffingen en omzetbelasting. Dit is vanaf oktober 2022 omgezet in een betalingsregeling. Ondernemingen die aan de reguliere verplichtingen blijven voldoen, ontvangen gedurende de looptijd van de betalingsregeling een schone WKA-verklaring. De betalingsregeling is een risico en normaal gezien moeten ondernemingen iedere drie maanden opdracht geven voor inspectie. Maar als tijdens een reguliere inspectie blijkt dat er geen betalingsregeling bijzonder uitstel van betaling is of geen versoepelingsverzoek is ingediend, hoeft er geen extra inspectie te worden opgevraagd.

Bron: (Stichting Normering Arbeid, 3 februari 2023)