Backoffice uitbesteden of software?

Voordelen en Nadelen: Uitbesteden van Salarisadministratie

Voordeel 1: Door het uitbesteden van je salarisadministratie bespaar je tijd en hoef je je niet te verdiepen in de voortdurend veranderende wet- en regelgeving die ermee gepaard gaan. Het bijhouden van deze regels vergt veel tijd en inspanning.

Voordeel 2: Als je de salarisadministratie uitbesteedt vanwege een gebrek aan interne kennis, is een groot voordeel dat medewerkers met hun vragen bij het administratiekantoor terecht kunnen.

Voordeel 3: Nog een voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is dat je de verantwoordelijkheid uit handen geeft. Het administratiekantoor is nu verantwoordelijk voor een correcte salarisadministratie. Dit resulteert in minder risico op fouten of zelfs boetes van de Belastingdienst.

Nadeel 1: Het brengt aanzienlijke kosten met zich mee. Gewoonlijk brengen salariskantoren een opstarttarief in rekening voor het invoeren van uitzendkrachtgegevens en het opzetten van een "eigen" online omgeving. Daarna betaal je een vast bedrag per uitzendkracht per maand of per salarisstrook. Hoe meer uitzendkrachten in dienst zijn, hoe hoger de kosten zullen zijn.

Nadeel 2: Het uitbesteden van de salarisadministratie betekent ook dat je een deel van de controle uit handen geeft. Dit administratieve proces kan echter belangrijke inzichten opleveren. Wanneer je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden in plaats van intern te regelen, ben je vaak minder goed op de hoogte.

Nadeel 3: Een van de grootste teleurstellingen van het uitbesteden van de loonadministratie is dat er nog steeds werk aan verbonden is. Je zult nog steeds de urenstaten moeten invoeren, controleren en goedkeuren. Het zelf regelen van andere backofficezaken, zoals het opstellen van contracten en andere documenten volgens de geldende wet- en regelgeving, het regelen van de juiste pensioenregeling en andere HRM- en CRM-gerelateerde taken. Bovendien moet je beschikken over rapportages en data voor onder meer inspecties van het toelatingsstelsel.

Toelatingsstelsel 2026: Als je alleen de salarisadministratie uitbesteed, moet je als intermediair toegelaten worden. De backoffice partij of het administratiekantoor valt hier niet onder. In dit artikel ontdek je alles over het toelatingsstelsel 2026.

Voordelen en Nadelen: Uitbesteden van de Gehele Backoffice 

Voordeel 1: Het voorschieten van salarissen aan uitzendkrachten vormt een grote uitdaging voor uitzendbureaus. Deze voorfinanciering is vaak lastig te organiseren voor dergelijke uitzendondernemingen. Dit aspect wordt doorgaans afgehandeld door de backoffice partij.

Voordeel 2: De backoffice partij fungeert als juridisch werkgever en jouw gecertificeerde backoffice. Als juridisch werkgever bieden zij verschillende soorten contracten aan, waaronder uitzend- en detacheringsovereenkomsten. Zij controleren alle plaatsings- en opdrachtbevestigingen, en houden alle contracten up-to-date volgens de laatste wet- en regelgeving, inclusief de geldende cao's.

Daarnaast verzorgen de backoffice partijen ook alle benodigde verzekeringen voor de uitzendkrachten, aansprakelijkheid en debiteuren. Deze partijen houden bij wanneer een uitzendkracht een nieuw contract moet krijgen, of zij in de juiste pensioenregeling zitten en zorgen ervoor dat uitzendkrachten op tijd worden geïnformeerd wanneer hun opdracht eindigt. Ook nemen zij het volledige ziekterisico op zich, wat betekent dat wanneer een werknemer ziek wordt, hij of zij recht heeft op ziektegeld.

Kortom, backoffice partijen nemen alle administratieve taken over, waaronder urenregistratie, verloning, en de afdracht van belastingen en premies. Bovendien zijn zij de juridische werkgever.

Voordeel 3: Uitzendbureaus kunnen meeliften op de certificeringen van bijvoorbeeld NEN 4400-1 / SNA-keurmerk en hoeven dus niet zelf te certificeren.

Nadeel 1: Het vormt een aanzienlijke kostenpost, waardoor er weinig marge overblijft. Het is mogelijk dat deze kosten hoger uitvallen dan wanneer je het probleem zou oplossen met eigen personeel.

Nadeel 2: Je werkt met hun contracten, documenten en bent afhankelijk van hun werkwijze. Je hebt weinig zicht op de afhandeling van je administratieve zaken en moet er maar op vertrouwen dat alles goed verloopt. Bovendien heb je niet direct toegang tot alle informatie, wat wel het geval is als je de backoffice intern regelt.

Nadeel 3: Elke uitzendondernemer begrijpt vóór de start dat het werk niet beperkt blijft tot werven en selecteren. Het aspect waarin je jezelf echt onderscheidt, is hoe je omgaat met je uitzendkrachten en hoe betrouwbaar je bent naar opdrachtgevers toe. Wanneer je ervoor kiest om de backoffice door een ander te laten afhandelen, geef je dit essentiële aspect volledig uit handen.

Toelatingsstelsel 2026: Je hoeft niet toegelaten te worden, als je de gehele backoffice uitbesteedt, want als de intermediair slechts bemiddelt, is het toelatingsstelsel niet van toepassing. Dit betekent dat de backoffice partij rechtstreeks uitzendt naar de klanten. In dit artikel ontdek je alles over het toelatingsstelsel 2026.

Voordelen en Nadelen: Uitzendsoftware

Voordeel 1: Een groot deel van de processen en administratieve taken wordt geautomatiseerd in onze uitzendsoftware. Flexmeester garandeert een verbeterde efficiëntie van je uitzendonderneming met een toename van 30 tot 50%.

In Flexmeester richten wij eenvoudig jouw bedrijven in, inclusief de bijbehorende bedrijfseenheden. Bovendien nemen wij de verantwoordelijkheid om de gegevens met betrekking tot loonheffingen, sociale premies, inkomstenverhouding, financiële voordelen en andere zaken voor elke bedrijfseenheid in te stellen. Deze configuraties regelen wij conform wet- en regelgeving. De premies worden automatisch up-to-date gehouden in de software. Indien nodig kun je de verzekeringssituatie per uitzendkracht aanpassen. De sociale premies worden in onze software automatisch berekend en bijgehouden voor de aangiften.

• Het dashboard van Flexmeester signaleert automatisch cao salarisverhogingen, contractgegevens, lopende plaatsingen per cao, verlopen ID-bewijzen en meer. Je kunt hierin ook filteren, zodat je alleen de uitzendkrachten ziet waarvoor acties nodig zijn.
  
  
• In de HRM-module van Flexmeester staat de personeelsadministratie centraal op één plek! Je krijgt een helder inzicht in je HR-zaken en het beheer van personeelszaken verloopt eenvoudig via tabbladen.
  
  
• Cao-module, De meest gangbare cao’s voor uitzendbureaus zijn volledig geïntegreerd in onze software, De Cao-module van Flexmeester omvat meer dan 130 geïntegreerde CAO's, waardoor altijd de juiste inlenersbeloning aanwezig is. Bij Flexmeester voorzien wij de updates van de CAO's, zodat alles in overeenstemming is met de actuele wet- en regelgeving.. Daarnaast biedt Flexmeester uitzendsoftware ook de mogelijkheid om te werken met eigen bedrijfsregelingen en loontabellen. Indien gewenst kunnen wij ook nieuwe CAO's toevoegen.
  
  
• In Flexmeester kun je eenvoudig jouw eigen sjablonen maken voor contracten, plaatsings-,opdrachtbevestigingen, zorgverzekeringen en loonbeslagen. Deze documenten kunnen ook direct vanuit de software worden verzonden naar de juiste personen en indien nodig digitaal worden ondertekend. Dit automatiseert het proces van het opstellen van diverse documenten.
  
  
• Mobiele app, klantportaal en urenregistratie. Deze drie modules van Flexmeester zijn naadloos aan elkaar gekoppeld en je kunt ze zo instellen dat ze aansluiten bij jouw werkwijze. Bijvoorbeeld: jouw klanten kunnen via ons klantportaal de urenstaten accorderen en afkeuren, nadat deze zijn ingediend door de uitzendkrachten via de mobiele app. Vervolgens worden de geaccordeerde urenstaten beschikbaar in de Flexmeester uitzendsoftware, waar je ze kunt goedkeuren of corrigeren.
  
  
• CRM: Dankzij de API-koppeling met Kamer van Koophandel worden organisatiegegevens automatisch ingevuld op basis van het KVK-nummer. Verder kun je de contactpersoon gegevens invullen, evenals gedetailleerde klantgegevens zoals afspraken met betrekking tot facturatie.
  
  Het aanmaken van een nieuwe plaatsing is in Flexmeester geautomatiseerd. Je hebt de mogelijkheid om met één muisklik een bestaande plaatsing van een willekeurige uitzendkracht te dupliceren. Alle gegevens en afspraken met betrekking tot de plaatsings- en opdrachtbevestiging worden automatisch ingevuld.
  
  
• Facturatie en verloning: Na goedkeuring van de urenstaten in Flexmeester worden automatisch de facturen en salarisstroken gegenereerd. Deze kunnen ook rechtstreeks vanuit de uitzendsoftware worden verzonden. Het is mogelijk om wekelijkse, vierwekelijkse en maandelijkse verloningen te verwerken. Onze software ondersteunt ook het verlonen van DGA's, vaste medewerkers en zzp'ers middels Selfbilling, en automatiseert processen met betrekking tot ziekteverzuim, de ET/30%-regeling, voorschotten, enzovoort.
  
  
• Flexmeester houdt automatisch alle gegevens omtrent loonheffingen bij en verwerkt deze in de loonaangiften. Hierdoor verloopt het opstellen van een loonaangifte of correctie-aangifte automatisch. Bovendien kunnen gebruikers via Flexmeester met slechts één klik de loonaangiften naar Digipoort verzenden.
  
  
• De premiebedragen worden automatisch ingehouden bij de verloningen, waardoor het opstellen van de pensioenaangiften volledig geautomatiseerd is binnen onze uitzendsoftware. Tevens worden deze bedragen bijgehouden voor het genereren van rapportages.
  
  
• In onze Flexmeester uitzendsoftware is de functie ‘’grootboek’’ ontwikkeld. Hierin vind je alle financiële boekingen die je uitzendbureau heeft gedaan voor zowel salarisverwerking als facturering. Het grootboek geeft een compleet overzicht van al je boekingen/grootboekberekeningen met totale debet-, creditbedragen en het verrekende saldo.

Download het e-book over Flexmeester software en ontdek de mogelijkheden.

Voordeel 2: De software voldoet aan de wet- en regelgeving, waardoor je verzekerd bent van compliance.

Voordeel 3: Door de backoffice intern te organiseren, bespaar je aanzienlijk op kosten en vergroot je je winstmarges.

Nadeel 1: Medewerkers hebben kennis en ervaring in de uitzendbranche nodig. Gelukkig beschikt Flexmeester over een team van experts met meer dan 20 jaar ervaring in de uitzendbranche, die jullie snel kunnen ondersteunen bij het runnen van je uitzendbureau.

Nadeel 2: De implementatietijd kan enkele weken bedragen, afhankelijk van de bedrijfsgrootte Met behulp van onze consultants kunnen we echter gezamenlijk een duidelijk implementatie- en datamigratieplan opstellen dat aan jullie wensen en behoeften voldoet. We streven er altijd naar om zoveel mogelijk te ontzorgen.

Nadeel 3: Het kan even wennen zijn aan de nieuwe werkwijze en software. Gelukkig vereist onze intuïtieve software slechts een beperkt aantal trainingen (3-4) om vertrouwd te raken met de functionaliteiten. Je zult al snel ervaren dat de leercurve laag is. Deze intuïtieve technologie is het resultaat van low-code programmering en de ontwikkeling door flex-experts met meer dan 20 jaar ervaring in de uitzendbranche.

Toelatingsstelsel: Je moet worden toegelaten door het toelatingsstelsel. Met de nieuwe en intuïtieve Flexmeester software wordt handen en voeten gegeven aan de inspecties van private instellingen. Zo kom je vlekkeloos door deze inspecties heen. Onze uitzendsoftware houdt alle gegevens automatisch bij voor het genereren van rapportages. 

In dit artikel ontdek je alles over het toelatingsstelsel 2026.