Werkkostenregeling en vrije ruimte 2023

Het uitgangspunt van de WKR is dat alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan jouw werknemers als loon worden beschouwd. Er zijn echter enkele uitzonderingen. Zo zijn vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen, bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden, geen loon. Hetzelfde geldt voor intermediaire kosten. Hierbij vergoed je de kosten die jouw werknemer voorschiet voor zaken die tot het vermogen van jouw bedrijf behoren, bijvoorbeeld de aankoop van een fles wijn voor een klant.

Ook verstrekkingen waarvoor jouw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan afgeschreven computers of bureaus. Dit geldt ook voor producten uit jouw eigen bedrijf, voor zover jouw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs (inclusief btw) betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Let op! Het bedrag dat je moet hanteren voor de berekening van de te nemen bedrag, is de normale verkoopwaarde van het product inclusief btw. Zorg er dus voor dat je jouw dossier op orde hebt en bijvoorbeeld offertes of advertenties kunt laten zien om de normale verkoopwaarde te bewijzen.

Verder is het belangrijk om te weten dat voor het toepassen van de WKR, vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen moeten worden aangewezen. Dit betekent in de praktijk dat ze moeten worden opgenomen in speciale grootboekrekeningen voor de WKR of dat je een overzicht bijhoudt van wat jouw werknemers hebben ontvangen en hoe je deze voordelen behandelt voor de WKR.

De zes stappen

Je kunt een deel van het fiscale loon, oftewel de vrije ruimte, gebruiken om werknemers onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te bieden. Om hier gebruik van te maken, volg je deze zes stappen:

De eerste stap: Controleer of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling als loon geldt. De werkkostenregeling is alleen van toepassing op loon.
De tweede stap: Als het als loon geldt, controleer dan of het onder gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen valt.
De derde stap: Als het niet onder gerichte vrijstellingen of nihil waarderingen valt, beslis dan of je het als eindheffingsloon aanwijst of als loon behandelt.
De vierde stap: Bereken de vrije ruimte.
De vijfde stap: Controleer of het bedrag aan eindheffingsloon de vrije ruimte overschrijdt.
De zesde stap: Betaal de eindheffing werkkostenregeling.

Tweeschijvenstelsel

Om de vrije ruimte te berekenen, geldt er een tweeschijvenstelsel. Voor 2023 bedraagt de vrije ruimte 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000 en 1,18% over het meerdere van het fiscale loon. Daarnaast kun je gebruik maken van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen om bepaalde zaken onbelast te vergoeden, verstrekken of ter beschikking te stellen.

Eindheffing van 80% aan loonbelasting

Als het bedrag binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonheffingen. Val je boven de vrije ruimte uit, dan betaal je een eindheffing van 80% aan loonbelasting. Hierover hoef je geen premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen, werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Stap 1: Controleer of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling als loon geldt.

De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die onder het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking vallen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die geen loon of geen belast loon zijn, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Loon uit vroegere dienstbetrekking, zoals pensioen, valt ook niet onder de werkkostenregeling.

Er is echter een uitzonderingssituatie waarin je loon uit vroegere dienstbetrekking als eindheffingsloon kunt aanwijzen als je de werknemer daarnaast ook nog loon uit tegenwoordige dienstbetrekking betaalt en als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.

Stap 2: Controleer of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling onder gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.

Sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen worden als loon beschouwd, maar kunnen toch onbelast vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden zonder de vrije ruimte te beïnvloeden. Dit geldt voor:

Gerichte vrijstellingen:

• Abonnementen voor openbaar vervoer
• Reiskosten tot maximaal € 0,21 per kilometer
• Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking
• Maaltijden als gevolg van bijvoorbeeld overwerk, koopavonden en dienstreizen (2023: € 3,55 per maaltijd)
• Kosten van cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke
• Kosten van outplacement
• Studie- en opleidingskosten
• Extraterritoriale kosten (hieronder valt ook de 30%-regeling) (Wanneer je geen gebruikmaakt van de ET-regeling maar wel van de COLA bedragen, heeft dit INVLOED op de vrije ruimte van de WKR)
• Verhuiskosten tot maximaal € 7.750
• Noodzakelijke gereedschappen, computers, laptop, tablet, internet, communicatiemiddelen en dergelijke
• Bepaalde (Arbo)voorzieningen
• Korting op producten uit het eigen bedrijf (20%, met een maximum van € 500 per werknemer)
• De vergoeding voor de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 
• Thuiswerkvergoeding (€ 2,15 per dag)

Je geeft per dag ofwel de thuiswerkkostenvergoeding, ofwel de reiskostenvergoeding. 

Let op! Er is alleen voldaan aan ‘noodzakelijk voor het werk’ wanneer de werknemer geen eigen bijdrage uit brutoloon betaalt, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een cafetariaregeling. Je mag de werknemer wel laten betalen als hij bijvoorbeeld een duurdere telefoon wil aanschaffen.

Tip! Als je de werknemer een voordeel geeft dat onder de vrije ruimte valt en de werknemer betaalt hiervoor een eigen bijdrage, dan hoef je alleen het voordeel minus de eigen bijdrage te beschouwen als voordeel. Let er wel op dat het voordeel niet negatief kan zijn. Als de waarde lager is dan nul (de werknemer betaalt een bijdrage die hoger is dan de fiscale waarde), dan moet de waarde voor de WKR toch op nul worden gesteld.

Nihilwaarderingen:

Er zijn ook soorten vergoedingen en verstrekkingen die altijd onbelast zijn, omdat ze gewoon bij het werk horen. Deze voorzieningen zijn op nihil (nul) gewaardeerd, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Het gaat om de volgende voorzieningen:

• Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon
• Personeelsactiviteiten als deze op de werkplek worden gehouden 
• De ter beschikking gestelde Arbo voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis  
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
• Ter beschikking gestelde werkkleding
• Het rentevoordeel van een personeelslening als de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt 
• Een ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
• De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking.

Aanwijzen als eindheffingsloon

Als een gerichte vrijstelling van toepassing is, moet je ook de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling als eindheffingsloon aanwijzen. Als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling echter niet hoger is dan het normbedrag van de gerichte vrijstelling, gaat de Belastingdienst ervan uit dat deze automatisch als eindheffingsloon is aangewezen.

Meer dan normbedrag

Als je meer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt dan het normbedrag, moet je een keuze maken tussen het aanwijzen als eindheffingsloon (wat ten koste gaat van de vrije ruimte) of als loon van de werknemer. Je kunt het meerdere bijvoorbeeld opnemen in de administratie als eindheffingsloon werkkostenregeling. Als je geen keuze maakt, wordt het beschouwd als loon van de werknemer. De keuze moet uiterlijk worden gemaakt op het moment van vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling.

Intermediaire kosten

Dit zijn kosten die de werkgever voorschiet en later door de werknemer worden terugbetaald. De vergoeding van deze kosten valt niet onder het werknemersloon en kan dus onbelast vergoed worden door de werkgever. Aangezien de vergoeding van intermediaire kosten geen loon is, kun je deze niet aanwijzen als eindheffingsloon werkkostenregeling. Hieronder vind je enkele voorbeelden van intermediaire kosten:

• Kosten van goederen die eigendom worden van de werkgever, zoals markeerstiften die een werknemer koopt en meeneemt naar kantoor, of een notebook die de werkgever bestelt en waarvan de werknemer de rekening voorschiet.
• Kosten voor goederen die tot het vermogen van de werkgever behoren en aan de werknemer ter beschikking worden gesteld, zoals de benzinekosten voor een auto van de zaak die door de werknemer worden betaald.
• Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met de functie van de werknemer, bijvoorbeeld als een receptioniste een rembourszending aanneemt en deze uit eigen zak betaalt omdat de werknemer die de kleine kas beheert afwezig is.
• Kosten voor de externe representatie van de werkgever, bijvoorbeeld als een werknemer een fles wijn koopt voor een klant of als de werknemer de rekening voorschiet voor een diner waarbij zakelijke relaties aanwezig zijn.

Het is belangrijk voor werkgevers om onderscheid te maken tussen intermediaire kosten en kosten die wel onder het werknemersloon vallen, om te voorkomen dat werknemers onnodig belast worden.

Stap 3: Maak een keuze tussen eindheffingsloon of loon van de werknemer.

Als je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon zonder gerichte vrijstelling, valt deze in de vrije ruimte. Als de vrije ruimte wordt overschreden, wordt er een eindheffing van 80% berekend over het meerdere.

Met uitzondering van een paar specifieke situaties, kun je zelf kiezen welke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen je als eindheffingsloon aanwijst en welke je behandelt als loon van de werknemer. Deze keuze kan per werknemer verschillen en moet worden gemaakt op het moment van vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling. Je hoeft deze keuze niet bij de Belastingdienst te melden.

Zodra je een keuze hebt gemaakt, is deze definitief. Maar als je een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling per ongeluk verkeerd hebt opgenomen in de administratie, kun je deze fout nog herstellen.

Belangrijk om te weten: bepaalde onderdelen vallen onder het verplichte werknemersloon en kunnen dus niet worden aangewezen als vrije ruimte. Dit geldt bijvoorbeeld voor een auto van de zaak en een dienstwoning, die altijd onderdeel zijn van het loon van de werknemer.

Stap 4: Bereken het bedrag van de vrije ruimte

Om het bedrag van de vrije ruimte over 2023 te berekenen, moet je het totale fiscale loon van 2023 bepalen. Dit is het gezamenlijke bedrag van kolom 14 van de loonstaat van alle werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Als je ook loon uit vroegere dienstbetrekking uitkeert, moet je controleren of dit meer of minder dan 10% is van het totale fiscale loon.

• Als het loon uit vroegere dienstbetrekking 10% of minder bedraagt van het totale fiscale loon, dan moet je de vrije ruimte berekenen op basis van het totale fiscale loon, inclusief het loon uit vroegere dienstbetrekking.
• Als het loon uit vroegere dienstbetrekking meer dan 10% is van het totale fiscale loon, dan moet je de vrije ruimte berekenen op basis van het totale fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. In dat geval mag je geen rekening houden met loon uit vroegere dienstbetrekking dat in kolom 14 van de loonstaat staat.

Let op: als je gedurende het jaar werkgever wordt, mag je het totale fiscale loon niet herrekenen naar een volledig jaar.

Stap 5: Controleer of het bedrag aan eindheffingsloon de vrije ruimte overschrijdt

Vergelijk het eindheffingsloon uit stap 3 met de vrije ruimte uit stap 4. Als het eindheffingsloon hoger is dan de vrije ruimte, moet je over het meerdere 80% eindheffing werkkostenregeling berekenen.

Stap 6: Betaal de eindheffing werkkostenregeling

De eindheffing die je in stap 5 hebt berekend, moet je aangeven en betalen via de aangifte loonheffingen. Dit moet uiterlijk gebeuren met de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Heb je bijvoorbeeld een aangiftetijdvak van een maand? dan moet je de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2023 uiterlijk aangeven en betalen met de aangifte loonheffingen van februari 2024. Je kunt de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld in de laatste aangifte van het jaar.

Wil je alvast gedurende het jaar de eindheffing werkkostenregeling aangeven? Dat is mogelijk. Als blijkt dat je te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, dien je dit uiterlijk in de aangifte loonheffingen van het 2e aangiftetijdvak van het volgende jaar te verrekenen.

Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.

Belangrijk om te weten is dat als het eindheffingsloon niet boven de vrije ruimte uitkomt, je geen eindheffing WKR hoeft aan te geven en te betalen.

Gebruikelijkheidstoets

In de WKR geldt de gebruikelijkheidstoets, wat betekent dat vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsloon niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Het bedrag dat boven de 30% grens uitkomt, kan niet als eindheffingsloon worden aangewezen en wordt daarom beschouwd als loon van de werknemer. De Belastingdienst hanteert het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk zijn. Maar dit betekent niet automatisch dat het aanwijzen van hogere bedragen niet aan de gebruikelijkheidstoets voldoet. De bewijslast bij geschillen over de gebruikelijkheidstoets ligt bij de Belastingdienst.

Flexmeester uitzendsoftware

In de Flexmeester urenstaat kan je eenvoudig de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boeken. Deze looncomponenten worden automatisch berekend en meegenomen in de verloningen.