Witte en groene tabellen toepassen

Bij het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen maak je gebruik van de witte of groene loontabellen. Maar hoe pas je deze tabellen precies toe?

Groene of witte tabel gebruiken?

Bij het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen maak je gebruik van twee verschillende loontabellen: de witte en groene tabellen. Welke tabel je moet gebruiken, hangt af van het type loon dat de werknemer ontvangt.

• Als de werknemer loon ontvangt uit een tegenwoordige dienstbetrekking, dan pas je de witte loonbelastingtabellen toe.
• Als de werknemer loon ontvangt uit een vroegere dienstbetrekking, dan pas je de groene loonbelastingtabellen toe.

Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (wit)

Loon uit tegenwoordige dienstbetrekking is het salaris dat de werknemer ontvangt als tegenprestatie voor het werk dat hij of zij verricht of heeft verricht. Het maakt niet uit of deze tegenprestatie (veel) later wordt voldaan. Hier zijn enkele voorbeelden van loon uit tegenwoordige dienstbetrekking:

• het reguliere loon
• het vakantiegeld
• de vakantietoeslag
• een dertiende maand
• een bonus
• een gratificatie
• tantièmes

Loon uit vroegere dienstbetrekking (groen)

Loon uit vroegere dienstbetrekking is in principe het inkomen dat de werknemer ontvangt nadat het dienstverband is beëindigd. Een voorbeeld hiervan is het pensioen dat de werknemer heeft opgebouwd bij zijn of haar werkgever. Daarnaast omvat het ook een aantal uitkeringen, hoewel niet al deze uitkeringen direct verband houden met het einde van een dienstverband. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• de Algemene ouderdomswet (AOW)
• de Algemene nabestaandenwet (Anw)
• de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW)
• IOAZ
• de Wet arbeidsongeschiktheidsverzekering zelfstandigen (Waz)
• de Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wet Wajong)
• de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) / Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
• de Ziektewet (ZW)
• de Werkloosheidswet (WW)
• de Toeslagenwet

Waarom transitievergoeding groene tabel?

Bij ontslag geldt de transitievergoeding of ontslaguitkering als loon uit vroegere dienstbetrekking. Voor de loonheffing maakt de werkgever gebruik van de groene tabel voor bijzondere beloningen. In deze groene tabel is geen arbeidskorting opgenomen, omdat deze korting bedoeld is voor werkenden.

Als je in hetzelfde tijdvak zowel een ontslagvergoeding als regulier loon aan een werknemer betaalt, moet je deze werknemer in de loonaangifte opnemen onder 2 verschillende nummers voor de inkomstenverhouding. Het groene loon en wit loon mogen namelijk niet in dezelfde inkomstenverhouding worden opgenomen. Dit geldt ook als de vergoeding in een ander tijdvak, bijvoorbeeld enkele maanden na het ontslag, wordt uitbetaald.

Geen ‘groen’ en ‘wit’ loon in één inkomstenverhouding

Wanneer een werkgever een werknemer deels loon geeft waarop de witte tabel en deels de groene tabel van toepassing zijn, is het niet toegestaan om dit in één inkomstenverhouding te verwerken. Dit komt doordat de witte tabel (loon uit tegenwoordige arbeid) de arbeidskorting toepast, terwijl de groene tabel (loon uit vroegere arbeid) dit niet doet. Wat zijn de gevolgen als dit niet correct wordt toegepast? Indien dit niet juist wordt verwerkt in de salarisadministratie, kan dit leiden tot onjuiste of onvolledige gegevens in de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting van de werknemer, die het daaropvolgende jaar beschikbaar wordt gesteld. Twee veelvoorkomende situaties waarin de witte en groene tabel samenkomen zijn als volgt:

1. Een werknemer van 61 jaar of ouder ontvangt deels loon uit werk en deels opgenomen levensloopverlof. Voor het loon uit werk is de witte tabel van toepassing en voor de levensloopopnamen geldt de groene tabel.
2. Een werknemer wordt ontslagen en ontvangt een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Voor de transitievergoeding wordt de groene tabel gebruikt, terwijl het 'normale' loon onder de witte tabel valt. Het maakt hierbij niet uit of de transitievergoeding gelijktijdig met het 'witte' loon wordt uitbetaald of bijvoorbeeld een maand later apart wordt uitbetaald.

In dit soort gevallen moet je naast de inkomstenverhouding waarbij de witte tabel wordt gebruikt, een tweede inkomstenverhouding aanmaken voor de werknemer. In deze tweede inkomstenverhouding geef je het loon op met toepassing van de groene tabel.

Leeftijd en loonheffingskorting bepalen de juiste kolom

De witte en groene tabellen zijn onderverdeeld in kolommen. Om de juiste kolom te kiezen, houd je rekening met twee factoren:

• De leeftijd van de werknemer; en
• Het antwoord op de vraag of de loonheffingskorting moet worden toegepast.

Loonheffingskorting toepassen

Wanneer laat je loonheffingskorting toepassen? – Je laat loonheffingskorting toepassen wanneer je werkt. Je betaalt dan minder belasting en houdt netto meer salaris over. Heb je meerdere werkgevers? Dan vraag je maar voor één baan loonheffingskorting aan, anders krijg je te veel arbeidskorting.

Om de loonheffingskorting toe te passen, moet de werknemer of uitkeringsgerechtigde de werkgever schriftelijk verzoeken om deze korting toe te passen. Dit verzoek moet voorzien zijn van een datum en handtekening. Hiervoor wordt meestal het formulier "Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen" gebruikt en/of wordt gelijk opgenomen in de arbeidsovereenkomst. 

Er zijn zes heffingskortingen die gezamenlijk de loonheffingskorting vormen. Sommige heffingskortingen zijn al verwerkt in de loonbelastingtabellen, terwijl andere zelf berekend moeten worden en afgetrokken moeten worden van het bedrag dat volgens de tabel ingehouden moet worden. De volgende heffingskortingen zijn van toepassing:

• Algemene heffingskorting: deze korting is verwerkt in zowel de witte als groene tabellen.
• Ouderenkorting: deze korting is verwerkt in de witte en groene tabellen in de kolommen voor 'AOW-leeftijd en ouder'.
• Arbeidskorting: deze korting is verwerkt in de witte tabellen.
• Alleenstaande-ouderenkorting: deze korting is verwerkt in een speciale tabel voor inhoudingen op AOW- en AIO-uitkeringen door de Sociale Verzekeringsbank.
• Jonggehandicaptenkorting: deze korting moet zelf berekend worden en afgetrokken worden van het bedrag in de tabel.

Welke tabel wil je?

Bij het gebruik van de rekenhulp dien je de volgende gegevens te selecteren:

• Jaar van de loonbelastingtabel: kies uit 2023, 2022, 2021, 2020, 2019, 2018.
• Woonland voor de tabel: kies uit Nederland, België, een ander land binnen de EU, Noorwegen, Liechtenstein, IJsland, Zwitserland, BES-land, Suriname, Aruba, of een ander land buiten deze categorieën.
• Soort tabel: kies tussen een tijdvaktabel of een tabel voor bijzondere beloningen.
• Situatie: kies tussen een standaardsituatie of een herleidingssituatie.
• Kleur van de tabel: kies tussen de witte tabel of de groene tabel (bij de groene tabel moet je ook aangeven of het gaat om inhouding op een AOW-, Anw- of AIO-uitkering).
• Tijdvak van de tabel: kies uit dag, week, 4 weken, maand of kwartaal.
• Formaat van de loonbelastingtabel: kies tussen Excel of PDF.

De witte en groene tabellen bevatten loonbedragen, ook wel bekend als het tabelloon. Het tabelloon vind je in de eerste kolom van zowel de witte als de groene tabellen. Om het juiste tabelloon te bepalen, kijk je naar het tijdvakloon van de werknemer of uitkeringsgerechtigde. Als het tijdvakloon tussen twee bedragen in valt, kies dan het lagere bedrag. Achter dit bedrag staat de loonbelasting/premie volksverzekeringen die je moet inhouden.

Loontijdvak en tijdvaktabellen

Het tijdvak waarin een werknemer loon ontvangt, wordt het loontijdvak genoemd. Dit kan een dag, een week, een maand, vier weken of een kwartaal zijn. Voor elk van deze loontijdvakken bestaan er afzonderlijke tabellen. Er zijn witte en groene tabellen voor dagloon, weekloon, vierwekenloon, maandloon en kwartaalloon. Bovendien zijn er voor elke witte tijdvaktabel varianten voor inwoners van verschillende landen.

De algemene regel is om de tijdvaktabel te gebruiken die overeenkomt met het loontijdvak. Als je bijvoorbeeld met jouw werknemer een maandelijks loon hebt afgesproken, dan gebruik je de witte maandtabel. Als je pensioenen per kwartaal uitkeert, dan gebruik je de groene kwartaaltabel. Er zijn echter twee uitzonderingssituaties waarin deze regel niet van toepassing is:

1. Het loontijdvak wordt onderbroken, of jouw werknemer treedt in of uit dienst tijdens het loontijdvak.
2. Je hebt parttimewerknemers.

In deze situaties gelden er specifieke regels die afwijken van de standaardregel.

Tijdvaktabellen: bijzondere situaties 2023

Voor de volgende bijzondere situaties gelden speciale regels voor het gebruik van de tijdvaktabellen:

• Jouw werknemer heeft een loontijdvak van een dag.
• Jouw werknemer heeft een loontijdvak van 6 of 7 dagen.
• Jouw werknemer heeft een loontijdvak van korter dan een dag.
• Jouw werknemer heeft een loontijdvak van een jaar.
• Jouw werknemer heeft een loontijdvak waarvoor geen tabel bestaat.
• Jouw werknemer heeft verschillende loontijdvakken.
• Je doet nabetalingen van tijdvakloon (vertraagd uitbetaald tijdvakloon).
• Het kalenderjaar heeft 53 weken en jouw werknemer heeft een loontijdvak van een week of 4 weken.
• Je hebt studenten of scholieren in dienst.
• Je hebt oproepkrachten in dienst.

Witte en groene tabel voor bijzondere beloningen

Bepaalde werknemers ontvangen een eenmalige of jaarlijkse 'bijzondere beloning'. Het kenmerk van een bijzondere beloning is dat deze niet gebonden is aan een specifiek loontijdvak. Voor dergelijke bijzondere beloningen zijn er speciale tabellen beschikbaar om de loonbelasting/premie volksverzekeringen te berekenen: de witte en groene tabellen voor bijzondere beloningen.

De tabellen voor bijzondere beloningen worden gebruikt voor de volgende soorten bijzondere beloningen:

• gratificaties, tantièmes, transitievergoedingen of andere schadeloosstellingen
• vakantiebijslag
• eindejaarsuitkering
• uitbetaling van niet-opgenomen vakantiedagen

Voor de volgende tijdvakbeloningen mag je de tabel voor bijzondere beloningen gebruiken:

• beloningen over een ander tijdvak, bijvoorbeeld achteraf betaalde provisies, loonsverhogingen met terugwerkende kracht of overwerkloon
• nabetalingen die betrekking hebben op tijdvakken van een vorig kalenderjaar
• afkoopsommen van lijfrenten, voor zover de afkoopsom niet meer is dan €4.898,-

Bij deze beloningen heb je ook de mogelijkheid om te kiezen voor de tijdvaktabel. In dat geval moet je gebruikmaken van de herberekeningsmethode.

Aandachtspunten bij toepassing van de tabellen

De tabellen mogen alleen worden gebruikt voor het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen in het specifieke kalenderjaar dat op de tabellen vermeld staat. In bepaalde gevallen moet je echter het anoniementarief (52%) gebruiken in plaats van de tabellen.

Let op: er zijn speciale tabellen voor:

• artiesten en beroepssporters
• aannemers van werk, thuiswerkers, sekswerkers en gelijkgestelden

werknemers en uitkeringsgerechtigden die in het buitenland wonen.

Flexmeester, de meest innovatieve alles-in-één uitzendsoftware

Alle fiscale woonlanden zijn in Flexmeester uitzendsoftware geïntegreerd. Kies eenvoudig het juiste fiscale woonland voor een uitzendkracht, zodat de loonheffingskorting correct wordt toegepast.

Met slechts één klik in Flexmeester kun je het vakje voor loonheffingskorting aanvinken. Hierdoor wordt automatisch een loonbelastingverklaring aangemaakt met de gegevens van zowel de flexkracht als je eigen bedrijf. De verklaring wordt met één muisklik direct naar de mobiele app of e-mail van de uitzendkracht gestuurd, zodat deze digitaal ondertekend kan worden. Een fluitje van een cent!

In Flexmeester uitzendsoftware regelen wij al je standaard verloningsinstellingen. Denk hierbij aan (eigen) reserveringsmodellen, fiscale regelingen, LKV, sociale premies en de loonheffingen. Onze uitzendsoftware draait automatisch verloningen en houdt alles up-to-date. Bovendien biedt Flexmeester meer dan 1000 looncomponenten, waardoor verlonen flexibel wordt.

In Flexmeester uitzendsoftware kun je nieuwe/aanvullende/correctie loonaangiften eenvoudig en snel aanmaken. Met slechts één muisklik kun je deze aangiften direct vanuit de software indienen bij Digipoort.

Handboek Loonheffingen 2023