KRC FLEX
Hoe KRC Flex de backoffice volledig onder controle bracht met geïntegreerde uitzendsoftware — inclusief arbeidsmigranten en ET-regeling.
|
~30% tijdsbesparing backoffice |
130+ geïntegreerde CAO's |
3-4 wkn implementatietijd |
Over KRC Flex
KRC Flex is een groeiend uitzendbureau gespecialiseerd in de bemiddeling van arbeidsmigranten. Het bureau plaatst flexkrachten uit diverse EU-landen bij opdrachtgevers in Nederland, waarbij de ET-regeling een centrale rol speelt in de verloning. De complexiteit van grensoverschrijdende arbeid — met bijbehorende fiscale verplichtingen, minimumloonborging en SNA-compliancy — vroeg om een softwareoplossing die dit alles geïntegreerd kon ondersteunen.
De uitdaging
Voordat KRC Flex met Flexmeester ging werken, was de backoffice versnipperd over meerdere systemen en handmatige processen. Dat leverde de volgende knelpunten op:
- Verloning en facturatie liepen niet synchroon met de geregistreerde uren, wat fouten veroorzaakte.
- De ET-regeling moest handmatig worden bijgehouden per medewerker en per land van herkomst.
- SNA-audits kostten veel tijd doordat administratie verspreid was over meerdere plekken.
- Er was geen centraal overzicht van contracten, plaatsingen en fiscale grenzen per arbeidsmigrant.
- De afhankelijkheid van externe partijen leidde tot hogere kosten en minder grip op het proces.
De oplossing: Flexmeester
KRC Flex koos voor Flexmeester als geïntegreerd backofficeplatform. Omdat Flexmeester exclusief is ontwikkeld voor uitzendbureaus, detacherings- en payrollbedrijven, sloot het direct aan op de specifieke werkwijze van KRC Flex.
1. Verloning & facturatie gesynchroniseerd
In Flexmeester zijn verloning en facturatie direct gekoppeld aan de urenregistratie van de flexkrachten. Zodra uren zijn ingediend via de mobiele app en geaccordeerd door de klant via het klantportaal, worden ze automatisch verwerkt in de verloning én facturatie. Dit elimineert handmatig overtypen en de bijbehorende fouten.
2. ET-regeling volledig geautomatiseerd
Flexmeester berekent automatisch de ET-kostenvergoeding per arbeidsmigrant op basis van het land van herkomst. Huisvestingskosten, COLA-bedragen en reiskosten naar het thuisland worden rechtstreeks in de verloning verrekend. Fiscale grenzen (zoals de maximale looptijd van vijf jaar) worden bewaakt door het systeem. De 'Looninfo'-functie geeft op elk moment een overzicht van looncomponenten, ET-kosten en uitbetaalde bedragen per medewerker.
3. SNA-compliancy en compliance
Omdat verloning, facturatie en urenregistratie in één systeem zijn samengevoegd, verloopt de voorbereiding van SNA-audits aanzienlijk sneller. Alle relevante data is centraal en reproduceerbaar beschikbaar. Flexmeester houdt ook automatisch toezicht op verlopen ID-bewijzen, fasewisselingen en CAO-verhogingen.
4. Meer dan 130 CAO's geïntegreerd
Via de uitgebreide CAO-module in Flexmeester beschikt KRC Flex altijd over actuele loontabellen en inlenersbeloning. Dit is cruciaal voor de compliancy met de WAADI en de gelijkwaardige beloningsverplichting die vanaf 2026 verder wordt aangescherpt.
5. Snelle implementatie
De overstap naar Flexmeester verliep in slechts 3 tot 4 weken. Via de eigen onboardingsoftware van Flexmeester kon KRC Flex data migreren en het systeem inrichten. Na 3 à 4 trainingssessies draaide het team volledig zelfstandig.
|
"Eén van de voordelen van Flexmeester is dat de verloning en facturatie synchroniseren met de urenregistratie van onze kandidaten. Dit voorkomt fouten tijdens het facturatie- en verloningsproces en ondersteunt bovendien onze audits voor het Stichting Normering Arbeid (SNA)." — Kadir Karaca, KRC Flex |
